¿Tu empresa ha ganado lo que refleja la contabilidad? Una factura pendiente, un cliente que no paga o unas existencias mal valoradas pueden cambiar el resultado del ejercicio y afectar a los impuestos.
¿Qué es el cierre contable de una empresa?
El cierre contable es el proceso de revisar, ajustar y dar por terminada la contabilidad de un ejercicio para determinar su resultado y preparar las cuentas anuales. Incluye comprobar saldos, registrar operaciones pendientes y contabilizar los ajustes necesarios.
En una sociedad limitada, permite conocer el beneficio o la pérdida del año y sirve de base para calcular el Impuesto sobre Sociedades, cuyo resultado puede diferir del contable.
¿Por qué conviene preparar el cierre antes de terminar el año?
Esperar a presentar el Impuesto sobre Sociedades para revisar la contabilidad deja poco margen para corregir problemas y planificar decisiones.
Una revisión previa permite localizar documentación que falta, aclarar movimientos bancarios y comprobar si los márgenes del negocio tienen sentido.
Nuestra recomendación es hacer un precierre antes de terminar el ejercicio y completar después la revisión con los datos definitivos.
El precierre debe acabar con una lista concreta de incidencias, responsables y documentación pendiente. Un balance provisional, por sí solo, no resuelve las dudas.
¿Qué debes revisar para hacer el cierre contable?
¿Están todas las operaciones registradas?
Reúne las facturas emitidas y recibidas, nóminas, seguros sociales, liquidaciones tributarias, contratos y justificantes bancarios.
Comprueba especialmente las operaciones próximas al cierre: mercancías entregadas, servicios prestados y gastos pendientes de facturar.
Como regla general, los ingresos y gastos se registran cuando se devengan, con independencia de cuándo se cobren o paguen. La fecha del movimiento bancario no decide por sí sola a qué ejercicio corresponden.
¿Coinciden los bancos con la contabilidad?
Compara el saldo contable de cada cuenta bancaria con su extracto e identifica las diferencias.
Puede haber comisiones sin registrar, recibos duplicados, transferencias pendientes de identificar o pagos personales mezclados con los de la sociedad.
Conviene revisar también la caja y las plataformas de cobro que utilice el negocio. Cada diferencia debe quedar explicada y documentada.
¿Son correctos los saldos de clientes y proveedores?
Obtén una relación de facturas pendientes y comprueba cuáles siguen realmente sin cobrar o pagar.
Presta atención a los saldos antiguos, los anticipos y los abonos pendientes. Si existen dudas, contrasta la información con el cliente o proveedor.
Un saldo antiguo merece una revisión; no debe eliminarse de la contabilidad sin justificar el motivo.
¿Cuánto valen las existencias al cierre?
Si tu empresa tiene mercancías, materias primas o productos en curso, prepara un inventario fiable.
La valoración parte del precio de adquisición o del coste de producción. Cuando el valor neto realizable sea inferior, procede analizar el deterioro correspondiente conforme al plan contable aplicable.
Para preparar la revisión, identifica por separado los productos dañados, obsoletos o difíciles de vender. Guarda el recuento y las pruebas que expliquen cualquier ajuste.
¿Se han revisado las amortizaciones y los gastos de varios ejercicios?
Comprueba las altas y bajas del inmovilizado, sus fechas de puesta en funcionamiento y las amortizaciones.
Revisa también seguros, alquileres y otros servicios que abarquen varios ejercicios. La parte correspondiente a cada periodo debe quedar correctamente imputada.
Una forma práctica de evitar olvidos es mantener una relación de bienes y contratos, con sus fechas e importes, y contrastarla cada año con la contabilidad.
¿Hay operaciones con socios pendientes de aclarar?
Identifica los pagos hechos por socios, las retiradas de dinero y los préstamos entre la sociedad y sus propietarios.
Para cada movimiento, reúne el justificante y explica su finalidad. Acumular partidas sin aclarar dificulta saber qué debe la empresa y a quién.
Estas son algunas comprobaciones útiles:
Área Qué conviene comprobar Problema que ayuda a detectar
Bancos Extractos y movimientos pendientes Cobros o pagos sin identificar
Clientes Facturas pendientes y antigüedad Saldos que requieren revisión
Proveedores Facturas, abonos y pagos Duplicidades o documentación ausente
Existencias Recuento y estado de los productos Diferencias de inventario
Inmovilizado Bienes, fechas y bajas Activos que ya no utiliza la empresa
Socios Justificantes y finalidad Movimientos sin explicación suficiente
Impuestos Declaraciones y saldos contables Diferencias que deben conciliarse
¿Qué diferencia hay entre cierre contable y cierre fiscal?
El cierre contable determina el resultado de la empresa conforme a las reglas contables. El cierre fiscal analiza cómo se calcula el impuesto a partir de ese resultado.
La base imponible del Impuesto sobre Sociedades se obtiene aplicando los ajustes y demás operaciones previstas en la normativa fiscal. Por eso, el beneficio contable y la base sobre la que se calcula el impuesto pueden ser distintos.
Por ejemplo, una multa contabilizada como gasto no es fiscalmente deducible y exige el ajuste correspondiente. La Ley del Impuesto sobre Sociedades regula los gastos no deducibles en su artículo 15.
Registrar un gasto en contabilidad no garantiza que pueda deducirse en el Impuesto sobre Sociedades.
Caso práctico: una factura pendiente cambia el beneficio
Imagina una pequeña empresa de instalaciones que presenta un beneficio provisional de 40.000 euros antes de impuestos.
Al revisar el cierre, descubre que falta registrar un servicio de un subcontratista realizado íntegramente en diciembre. Su coste es de 6.000 euros, sin incluir el IVA deducible, y la factura llegará en enero.
En este ejemplo, el gasto corresponde al ejercicio que termina. Tras registrarlo, el beneficio provisional antes de impuestos pasa a 34.000 euros, suponiendo que no haya otros ajustes. Es una aplicación del principio de devengo.
El ejemplo muestra por qué conviene preguntar por los trabajos y suministros pendientes de facturar. Revisar únicamente las facturas recibidas puede dejar fuera operaciones relevantes.
¿Qué recomendamos antes de dar por terminado el cierre?
Desde un punto de vista profesional, recomendamos exigir tres resultados de la revisión:
• Un balance con los saldos comprobados.
• Una relación de ajustes con su justificación.
• Una lista de asuntos pendientes y su posible efecto.
Este trabajo beneficia especialmente a las empresas que necesitan financiación, quieren repartir beneficios o están valorando incorporar socios: les permite tomar decisiones con información mejor contrastada.
También conviene comparar ventas, márgenes, gastos y deuda con el ejercicio anterior. Una variación importante puede tener una explicación razonable, pero merece quedar aclarada.
Lo más importante sobre el cierre contable
• Empieza la revisión con tiempo para resolver las incidencias.
• Reúne documentación, contratos y justificantes.
• Comprueba bancos, clientes, proveedores y existencias.
• Revisa por separado las consecuencias contables y fiscales.
• Documenta cada ajuste y explica los saldos pendientes.
• Organiza el calendario de libros, cuentas anuales e impuestos.
• Utiliza el cierre para valorar cómo evoluciona el negocio.
Preguntas frecuentes sobre el cierre contable
¿El cierre contable tiene que hacerse el 31 de diciembre?
El cierre se refiere al último día del ejercicio económico de la sociedad. Cuando coincide con el año natural, esa fecha es el 31 de diciembre, aunque la preparación de las cuentas continúe después.
¿Puede encargarse una asesoría del cierre contable?
Sí. Una asesoría puede preparar y revisar el cierre. Encargar ese trabajo a un profesional no elimina las obligaciones que corresponden a los administradores, incluida la formulación de las cuentas anuales.
¿Es obligatorio auditar las cuentas para cerrar la contabilidad?
Cerrar la contabilidad y auditar las cuentas son trabajos diferentes. La obligación de auditoría depende de los requisitos legales y de las circunstancias de la sociedad; también existen supuestos de nombramiento a solicitud de socios.
¿Qué documentación conviene entregar a la asesoría?
Además de las facturas y los extractos bancarios, conviene facilitar los contratos nuevos, la relación de préstamos, los movimientos con socios, el inventario y cualquier reclamación o incidencia que pueda afectar a las cuentas.
RESUMEN
Fases principales del cierre contable
• Revisión y conciliación de cuentas: Comprobar los extractos bancarios, arqueos de caja, saldos de clientes y proveedores, y las cuentas de nóminas y Seguridad Social.
• Regularización de existencias: Realizar el recuento físico del inventario, actualizar su valor y ajustar las variaciones entre el inicio y el final del año (cuentas del grupo 61 y 71).
• Amortizaciones y deterioros: Calcular la depreciación del inmovilizado material e intangible, así como registrar posibles pérdidas o deterioros de valor en activos o deudas de cobro dudoso.
• Ajustes por periodificación: Imputar los ingresos y gastos estrictamente al ejercicio que les corresponde mediante el registro de gastos e ingresos anticipados (subgrupo 48).
• Regularización de ingresos y gastos: Saldar las cuentas de gestión (grupos 6 y 7) contra la cuenta de resultado del ejercicio (cuenta 129) para saber si hubo beneficios o pérdidas.
• Asiento de cierre: Cancelar y dejar a cero los saldos de todas las cuentas de balance (grupos 1 al 5) para abrir el siguiente ejercicio.
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Llav@neres
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