Cuántas veces no hemos visto un papel de “cerrado por...”.
Es normal que en un negocio ocurran situaciones inesperadas o imprevistas que van a obligar a echar el cierre.
Sin embargo, un negocio cerrado puede generar más problemas, ya que los gastos se siguen acumulando aunque no se generen ingresos.
Si tienes un pequeño negocio, debes saber qué es un plan de continuidad del negocio y cómo crearlo. Así podrás afrontar cualquier situación que se presente y que tu establecimiento siga en marcha.
¿Qué es la continuidad de negocio?
La continuidad de negocio es la planificación y preparación anticipadas que se llevan a cabo para garantizar que una organización tenga la capacidad de seguir realizando sus funciones y actividades críticas durante eventos de emergencia o eventos disruptivos.
Estos eventos pueden deberse a desastres naturales, una crisis comercial, una pandemia, violencia en el lugar de trabajo o cualquier evento que provoque una interrupción o mal funcionamiento de las operaciones y procesos habituales y más importantes de una empresa u organización.
Por tanto, la continuidad de negocio es la capacidad de una organización para mantener las funciones esenciales durante y después de un evento disruptivo que ha producido interrupciones o ha ralentizado los servicios.
Los planes de continuidad de negocio establecen procesos y procedimientos de gestión de riesgos que tienen como objetivo evitar interrupciones en los servicios y procesos más esenciales para restablecer la función completa de la empresa u organización de la forma más rápida y sencilla posible.
Estos planes de continuidad y contingencias de negocio deben establecer claramente cuáles son los procesos esenciales más vulnerables ante un evento disruptivo y analizar cuál es la mejor estrategia para cumplir con los dos objetivos básicos del plan, que son:
• Continuar con los procesos de la empresa a pesar de sufrir un imprevisto.
• Reducir el impacto de cualquier incidente que pueda afectar al corte o interrupción de los servicios.
¿Qué es un plan de continuidad del negocio?
Un plan de continuidad del negocio es un conjunto de acciones y procedimientos diseñados para que un establecimiento mantenga sus puertas abiertas, aun cuando se presente una situación de contingencia.
Una contingencia se define como la posibilidad de que algo suceda, si se llegan a dar determinadas situaciones y que puede afectar de forma negativa, en este caso, a la empresa.
La interrupción de las actividades habituales puede ser producto de fallos técnicos, problemas de suministro, desastres naturales o incluso personales, como situaciones de luto.
En definitiva, ante cualquier evento inesperado que afecte el funcionamiento normal de la empresa o negocio.
Por qué tener un plan de contingencia en una empresa
La mayoría de las empresas grandes tienen planes de contingencia para asegurar su funcionamiento ante cualquier eventualidad. Sin embargo, tener un plan de continuidad de negocio también es importante para el pequeño comercio.
Si un negocio pequeño o mediano interrumpe sus actividades, así sea solo por unos días, esto puede provocar pérdidas financieras importantes y dificultades a fin de mes para pagar a proveedores o empleados.
Además, puede dañar la reputación de la empresa o incluso resultar en el cierre definitivo porque no logra retomar sus actividades después de la eventualidad.
Objetivos del plan de contingencia
• Que tu negocio no se detenga. La idea es que, pase lo que pase, tu empresa siga en marcha.
• Reducir el impacto del problema. Si surge algún inconveniente, el plan te ayuda a gestionarlo para que no se convierta en un caos total.
• Protege tus ingresos. La idea de un plan de continuidad del negocio es evitar la mayor cantidad de pérdidas financieras y mantener la confianza de tus clientes y proveedores, incluso en momentos complicados.
• Recuperar la normalidad rápidamente. Si algo sale mal, tener un plan de negocio y un plan de continuidad, te ayudará a restablecer las operaciones lo antes posible.
Paso a paso del plan de continuidad de empresa
El objetivo de un plan de continuidad es tener una guía que se pueda consultar rápidamente, que dé instrucciones claras y que se pueda seguir fácilmente para recuperar la operatividad del negocio de la forma más rápida posible.
Identifica los riesgos
Tanto riesgos internos como externos, es decir, aquellos que pueden ocurrir por situaciones propias del negocio como aquellos de los que no se puede tener el control.
Por ejemplo, en los internos podríamos considerar que alguien del personal se encuentra mal de salud y necesita uno o varios días de descanso.
Mientras que en las externas debemos tener en cuenta, por ejemplo, un fallo eléctrico general, problemas con el envío de stock, etc. Incluye cualquier amenaza que pueda afectar al negocio.
Evalúa el impacto
En cada uno de estos posibles escenarios, evalúa qué tan grave será el impacto.
Por ejemplo, si puede llegar a una interrupción total de las operaciones, si será necesario cerrar el negocio por uno o varios días, si puede funcionar solo vendiendo determinados productos, si puedes seguir vendiendo por internet, etc.
En definitiva, qué tan grave será la situación y hasta qué punto va a afectar la normalidad del negocio.
Piensa en lo que harás
Ante cada amenaza o situación que detectes, crea una estrategia a seguir para mitigar el riesgo.
Por ejemplo, si hay un corte de energía eléctrica, puedes considerar tener un generador eléctrico de respaldo. Especialmente si es una tienda minorista que trabaja con productos frescos que pueden provocar pérdidas por su mala refrigeración.
O cuáles serán los pasos a seguir si, por ejemplo, se presenta una situación de enfermedad. Considera qué trabajadores pueden mantener el negocio funcionando o si puedes contar con alguien externo para ocasiones específicas.
O qué harías si tienes problemas con un proveedor, si puedes tener un proveedor de respaldo y que sea de confianza al que puedas acudir en caso de necesitar reabastecer el stock de productos.
Haz la prueba
No dejes solo las ideas en la teoría y mejor haz una prueba para confirmar que ese plan de contingencia funcionaria en caso de una eventualidad. Es la mejor forma de saber que es un plan fiable y sin fallos. Comprueba frecuentemente las estrategias que has decidido y actualízalo en caso de ser necesario.
Planificación de la contingencia
• Forma un equipo de gestión de crisis. Si cuentas con varias personas en tu equipo, debes formar un equipo principal que será el encargado de gestionar la crisis y que sepa su rol en el proceso. En caso de los negocios pequeños, con una sola persona, recuerda hablar con familiares o personas de confianza que puedan ayudarte ante situaciones inesperadas.
• Documenta el plan. Deja por escrito todos los posibles escenarios y cómo actuar en cada situación. Puedes completar la estrategia tanto como quieras, con un paso a paso, con los nombres de cada persona responsable (y sus reemplazos en caso de ausencia), números de emergencia, datos de contacto, etc.
• Entrena al personal. Como mencionamos, es importante hacer una prueba para ver qué tan viable es el plan. También sirve para entrenar al personal y que cada persona sepa cómo actuar en cada situación.
• Estrategias de recuperación. No pienses solo en lo que harás en el momento para mitigar los riesgos, considera también la ruta a seguir después de la contingencia para recuperar totalmente el funcionamiento del negocio.
¿Ha quedado inventario muerto?, ¿será necesario hacer descuentos especiales para determinados productos?, ¿habrá que ajustar los horarios o trabajar algún día extra para recuperar las ganancias?
Hacer que un negocio funcione no es tarea fácil. Y aun cuando funciona perfectamente, siempre pueden ocurrir imprevistos o situaciones inesperadas que pueden provocar pérdidas financieras o dañar la reputación. Para evitar esta situación, y lograr que tu establecimiento funcione siempre, es necesario crear un plan de continuidad del negocio.
“Assessorament personal en un mon digital”
Llav@neres
Assessoria i Gestió
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