Se eleva a 0,26 € la cuantía exenta de las dietas y asignaciones para los gastos de locomoción en el IRPF
Se revisa al alza la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción que quedan exentas en el IRPF
Los gastos de locomoción y dietas de viaje son retribuciones de carácter irregular que responden a los gastos que genera en el trabajador la orden empresarial de desplazamiento provisional o temporal a un lugar distinto a aquel donde habitualmente presta sus servicios o donde radica el centro de trabajo, para efectuar tareas o realizar funciones que le son propias.
El Ministerio de Hacienda y Función Pública ha aprobado dos órdenes por las que se actualiza la compensación de gastos por kilometraje para quienes usen un vehículo para desarrollar su trabajo, que alcanzará los 0,26 céntimos por kilómetro recorrido.
La compensación cubre el combustible y los gastos relacionados con el desgaste ocasionado al vehículo y sus posibles averías. También entran dentro de esta protección, aunque de manera proporcional, el seguro y los impuestos relacionados con el vehículo.
Una de las órdenes publicadas este lunes en el Boletín Oficial del Estado (BOE), contempla las indemnizaciones para los empleados públicos que deben utilizar su propio vehículo para trabajar, mientras que otra orden recoge las exenciones de las que podrán disfrutar los contribuyentes en el Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas (IRPF) por los gastos de locomoción que afronten en su desempeño diario utilizando un coche o cualquier otro vehículo
Esta indemnización o exención tenía una cuantía hasta el momento de 0,19 euros por kilómetro, cantidad establecida en el año 2005.
Las formas de acceder al beneficio son muy distintas para cada colectivo que puede disfrutar del mismo.
En el caso de las empleados públicos, los 0,26 euros por kilometraje se abonarán tras la presentación de la factura de combustible correspondiente y una declaración justificativa del desplazamiento.
Posteriormente, y tras la comprobación de la documentación, se les realizará un ingreso en su cuenta corriente.
Para el conjunto de trabajadores contribuyentes de IRPF que utilicen el vehículo para trabajar, las exenciones se aplicarán permitiendo excluir de la declaración del impuesto la cantidad resultante de multiplicar 0,26 euros por los kilómetros recorridos.
Para este trámite será necesario contar con un documento que justifique el desplazamiento, y en el que se podrán incluir de los gastos de peaje y aparcamiento.
Encarecimiento del combustible
La actualización a 0,26 céntimos era algo pendiente por distintos motivos. Uno de ellos es que la cifra llevaba sin actualizarse desde 2005, año en el que se instauraron los 0,19 euros tanto para la indemnización como para la exención en el IRPF.
A esto se han sumado otros factores determinantes sobre el precio final de las materias primas, como la invasión rusa de Ucrania, que provocó una escalada histórica de los precios de la energía.
Las consecuencias de la tensión bélica en Ucrania han provocado que, actualmente, los precios de la gasolina o el gasóleo sean casi el doble de lo que eran en 2005, cuando se llevó a cabo la última actualización.
I. Gatos de locomoción: regla general
Como es conocido de acuerdo con el artículo 9 del Reglamento del IRPF se exceptúan de gravamen las cantidades satisfechas por el empleador, para compensar los gastos de locomoción del trabajador o empleado, con determinados requisitos:
a) Que el trabajador se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, para realizar su trabajo en lugar distinto (no comprende los desplazamientos del domicilio al trabajo y del trabajo al domicilio.
b) Que la cantidad satisfecha se encuentre dentro de los límites reglamentarios (el exceso sobre los límites queda sometido efectivamente a gravamen):
c) Si el empleado o trabajador utiliza medios de transporte público, el importe exceptuado de gravamen es el importe de los gastos justificados con factura o documento equivalente
d) Para otros casos y aquí es donde se produce la modificación, siempre que el empleado o trabajador justifique el desplazamiento, el importe exceptuado de gravamen de 0,26 € (anteriormente, 0,19 €) por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
II. Gastos de locomoción en relaciones laborales especiales
También para contribuyentes que obtengan rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente (representantes de comercio), cuando los gastos de locomoción le sean resarcidos específicamente por las empresas a quienes presten sus servicios y puedan justificar la realidad de sus desplazamientos, se ha elevado de 0,19 € a 0,26 € el importe a deducir de sus ingresos, para la determinación de sus rendimientos netos por gastos de locomoción, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
Por otro lado, se ha publicado también en el BOE de 17 de julio de 2023 y en vigor el 18 de julio, la Orden HFP/793/2023, de 12 de julio, por la que se revisa el importe de la indemnización por uso de vehículo particular establecida en el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio.
Se eleva igualmente la indemnización por razón del servicio para los empleados públicos que deben utilizar su propio vehículo para trabajar, de 0,19 € a 0,26 € por kilómetro recorrido por el uso de automóviles y de 0,078 € a 0,106 € por kilómetro recorrido por el uso de motocicletas, derogando su normativa anterior.
Dietas y gastos de locomoción, ¿están exentas de cotizar y tributar en IRPF?
De lo establecido en el reiterado artículo 26 del Estatuto de Trabajadores y 147 de la Ley General de la Seguridad Social se desprende que, como regla general y salvo prueba en contrario, todas las cantidades económicas que perciben los trabajadores por razón de su trabajo tienen naturaleza salarial y deben integrar la base de cotización y solo, a modo de excepción a la regla general, el apartado 2.a) del mencionado art. 147 establece que no se computaran en la base de cotización las dietas y asignaciones para gastos de viaje, gastos de locomoción, cuando correspondan a los desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto.
En desarrollo de este precepto el artículo 23.2 A) apartado a) del Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros Derechos de la Seguridad Social dispone que a efectos de su exclusión en la base de cotización a la Seguridad Social, únicamente tendrán la consideración de dietas y asignaciones para gastos de viaje las cantidades destinadas por el empresario a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del trabajador y del que constituya su residencia y, en el apartado b) se dice que a los mismos efectos de su exclusión en la base de cotización a la Seguridad Social, se consideran gastos de locomoción las cantidades destinadas por el empresario a compensar los gastos del trabajador por sus desplazamientos fuera de la fábrica, taller, oficina o centro habitual de trabajo, para realizarlo en lugar distinto del mismo o diferente municipio.
De ello deduce que si bien las dietas y los gastos de locomoción o kilometraje no forma parte de la masa salarial y por tanto, no se toman en cuenta para la base de cotización a la Seguridad Social, no quiere decir que en todo caso haya de ser tenido como tal y, por tanto, que este excluido de cotización, ya que lo verdaderamente relevante, con independencia de la denominación o calificación que el empresario le dé al abono de unas determinadas cantidades, es la realidad justificada a la que responda dicho abono, de tal forma que solo podrán conceptuarse como plus de kilometraje en el caso de que efectivamente , en la realidad, y de forma justificada, dichos abonos correspondan a la compensación de los gastos que los desplazamientos le suponen al trabajador y la carga de la prueba corresponde al empresario.
Consideración de dieta
Las dietas de viaje se tratan de retribuciones irregulares que compensan al trabajador los gastos producidos en los desplazamientos por necesidades de su trabajo fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo y se ve obligado a tener que pernoctar o realizar comidas principales fuera de su domicilio.
La comida solo tendrá la consideración de dieta a efectos laborales cuando tenga su origen en un desplazamiento en las condiciones expuestas. Cuando no sea así, tendrá la consideración de salario en especie (comidas en el comedor de la empresa, tickets restaurant, etc.).
Atención: Dietas, kilometraje y complemento de teléfono son extrasalariales, siempre que respondan a su verdadera naturaleza, pues los complementos y el salario retribuyen la actividad prestacional que es propia del contrato de trabajo, constituyendo el salario el núcleo duro y esencial del contrato y siendo los complementos extrasalariales accesorios a la actividad del trabajador; de aquí que lo esencial sea determinar si se está atendiendo a un elemento coadyuvante del trabajo o a una retribución por el mismo, y para ello sirven distintos parámetros como son la realización por parte del trabajador de una serie de gastos anejos al contrato de trabajo, y un abono por ello, en relación a esa aportación de anexos que realiza el empresario para que pueda llevarse a cabo el trabajo.
Base de cotización
Como he citado, no se computarán en la base de cotización las dietas y asignaciones para gastos de viaje, de locomoción, cuando correspondan a desplazamientos del trabajo fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, así como los pluses de transporte urbano y de distancia o los que les sustituyan, por desplazamiento del trabajador desde su residencia al centro habitual de trabajo.
Atención: Las dietas, en cuanto importes satisfechos por las empresas a sus trabajadores para cubrir los gastos de desplazamiento, manutención y estancia derivada de los viajes de trabajo, están exentas de tributación y de cotización, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, el lugar y el motivo y no se sobrepasen los importes considerados normales por la normativa del IRPF.
A los efectos indicados, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos estarán sujetas a gravamen.
Las cantidades percibidas por dietas tienen naturaleza salarial cuando no se ha realizado desplazamiento alguno.
Gastos de locomoción
Los gastos de locomoción resarcen al trabajador los gastos que por dicho concepto efectúe en los desplazamientos provisionales o temporales a un lugar distinto del que habitualmente realiza su actividad laboral y por orden de la empresa.
Se puede satisfacer el importe de los mismos o en el que caso de que el trabajador se desplace con su propio vehículo, abonarle un precio por kilómetro. Su cuantía se establecerá en este caso en el convenio colectivo o pacto entre trabajador y empresario.
Por gastos de locomoción a efectos de lo previsto en los arts. 9.A.2 b) y 9.B.1 a) del Reglamento del IRPF, se excluirá de gravamen:
Cuando se utilicen medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
La cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
Asignaciones para gastos de manutención y estancia
Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.
En este caso el art. 9 del Reglamento del IRPF distingue:
Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:
Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.
En el caso del personal de vuelo de las compañías aéreas, se considerarán como asignaciones para gastos normales de manutención las cuantías que no excedan de 36,06 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 66,11 euros diarios si corresponden a desplazamiento a territorio extranjero.
Si en un mismo día se produjeran ambas circunstancias, la cuantía aplicable será la que corresponda según el mayor número de vuelos realizados.
Cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses, no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.
Atencion: La cuantía de los gastos de locomoción se establecerá en convenio colectivo o pacto individual.
El reiterado art. 147 de la Ley General de la Seguridad Social, ha especificado que, del conjunto de conceptos por dietas, asignaciones para gastos de viaje, gastos de locomoción, pluses de transporte urbano y de distancia por desplazamiento, únicamente están exentos de cotización las asignaciones para gastos de locomoción.
Distinguiendo entre dos grupos:
1) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo, para realizar lo mismo en lugar diferente, cuando utilice medios de transporte público, siempre que el importe de estos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.
2) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar diferente, no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio diferente del lugar de trabajo habitual del perceptor y del que constituye su residencia, en la cuantía y con el abastecimiento previstos en la normativa estatal reguladora del impuesto sobre renta de las personas físicas
Se pide que se declare la obligación de la empresa de abonar el salario mínimo interprofesional (SMI) sin compensarlo con los pluses de transporte y vestuario. Analizando la definición en el convenio colectivo aplicable -a pesar de que se les confiere naturaleza extrasalarial-, se acreditan circunstancias que convencen de que su naturaleza real es salarial, por lo que procede su compensación y absorción a la hora de neutralizar el incremento del SMI.
“Una forma molt personal d’entendre les empreses i els emprenedors”
Llav@-neres
Assessoria i Gestió
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