Han pasado cuatro años desde la presentación de un impuesto y la pregunta parece sencilla.
¿Podemos eliminar las facturas y el resto de documentación?
No siempre.
El plazo general de prescripción tributaria no debe confundirse con el tiempo durante el cual determinados datos, créditos fiscales o deducciones pueden seguir produciendo efectos y, por tanto, quedar sujetos a comprobación.
Existe una regla que muchas empresas conocen bien.
Las obligaciones tributarias prescriben, con carácter general, a los cuatro años.
A partir de ahí se ha extendido una conclusión que parece lógica, pero que puede llevar a equivocaciones.
Si han transcurrido cuatro años, toda la documentación fiscal relacionada con ese ejercicio puede destruirse.
No necesariamente.
Una cosa es que haya prescrito el derecho de la Administración a determinar mediante liquidación una deuda tributaria correspondiente a un determinado periodo y otra distinta que ciertos datos nacidos en ese ejercicio hayan dejado de tener consecuencias fiscales.
Hay cantidades que se generan un año y se aprovechan varios ejercicios después.
Es precisamente en esos casos donde guardar únicamente cuatro años de documentación puede resultar insuficiente.
Guardar la documentación fiscal solo cuatro años es un error grave debido a que el plazo general de prescripción tributaria en España suele confundirse con el tiempo real en que ciertos datos siguen surtiendo efectos legales y económicos.
Aunque el derecho de la Agencia Tributaria para determinar una deuda prescribe por lo general a los cuatro años, existen múltiples normativas paralelas y excepciones que obligan a conservar facturas, libros y justificantes durante plazos mucho mayores.
¿Por qué el límite de 4 años es insuficiente?
• Derecho Mercantil (6 años): El Código de Comercio establece de forma clara la obligación de conservar los libros de contabilidad, correspondencia, facturas y justificantes del negocio durante 6 años desde el último asiento, independientemente del ámbito fiscal.
• Créditos fiscales y bases negativas (10 años): Hacienda tiene la potestad de comprobar e investigar las bases imponibles negativas pendientes de compensación, las deducciones por I+D+i y los saldos de IVA a compensar durante un plazo de 10 años. Recientemente, el Tribunal Supremo reafirmó que la Administración puede inspeccionar saldos de IVA generados en periodos ya prescritos si estos siguen produciendo efectos en ejercicios posteriores.
• Bienes de inversión y activos fijos: La documentación de compras de inmuebles, maquinaria o vehículos debe guardarse durante todo el periodo en que se estén amortizando o regularizando (lo que en el IVA de terrenos o locales puede alcanzar hasta 14 o 19 años, más el plazo de prescripción general posterior a su baja.
• Delito fiscal (hasta 10 años): En los casos de subtipos agravados de delitos contra la Hacienda Pública, el plazo de prescripción penal se extiende a 10 años, lo que vuelve indispensable custodiar los justificantes contables por ese lapso de tiempo.
Sanciones y responsabilidades ante Hacienda
La sanción por no conservar libros, registros o facturas se tipifica como infracción leve en el artículo 203 de la LGT, con multa fija de 150 euros por dato omitido y un tope de 6.000 euros.
Si la ausencia documental impide determinar la base imponible, la infracción se califica como grave y la sanción puede alcanzar el 50 % de la cuota que Hacienda recalcule.
Además, los administradores responden subsidiariamente con su patrimonio cuando la sociedad no puede afrontar la deuda tributaria derivada de esa falta de justificación.
Riesgos legales en caso de auditoria o inspección
En una inspección, corresponde al contribuyente demostrar la veracidad de sus declaraciones: si no se entrega la documentación requerida dentro del tiempo estipulado, Hacienda puede actuar de forma unilateral y dar por válida la presunción legal de que los datos presentados son erróneos.
El peligro aumenta con la estimación indirecta, un procedimiento en el que la Administración determina la base imponible empleando referencias sectoriales, por lo general poco ventajosas.
Además, eliminar documentos antes de tiempo puede considerarse señal de ocultación, lo que incrementa la multa y puede derivar en un proceso penal por delito contra la Hacienda Pública si la cantidad defraudada excede de 120.000 euros.
Como evitar errores en la gestión documental
• Establece un calendario de conservación por tipo de documento y verifícalo cada cierre de ejercicio.
• Digitaliza los soportes físicos con firma electrónica y copia de seguridad externa; el valor probatorio se mantiene si la integridad es verificable.
• Documenta por escrito el procedimiento de destrucción, indicando fecha, responsable y base legal que ampara cada eliminación.
El error más frecuente en cuanto a plazos de conservación fiscal es destruir documentos antiguos por falta de espacio sin comprobar si aún sostienen deducciones pendientes de comprobar.
Antes de eliminar, revisa si el ejercicio correspondiente está prescrito y si existen recursos, inspecciones o deudas aplazadas que interrumpan el cómputo.
Un sistema ordenado de conservación constituye la única defensa eficaz cuando Hacienda llama a la puerta, aunque su mantenimiento implique un coste administrativo.
Y cuando los plazos se cumplen, la destrucción confidencial de documentos cierra el ciclo con certificado.
¿Qué debería revisar una empresa antes de destruir documentación?
Antes de realizar una eliminación periódica de documentación, conviene comprobar qué ejercicios están realmente prescritos y, sobre todo, si existen elementos nacidos en ellos que continúan desplegando efectos.
Especial atención merecen las bases imponibles negativas pendientes o utilizadas posteriormente, cuotas o saldos fiscales pendientes de compensación y deducciones aplicadas o pendientes de aplicación.
También resulta conveniente comprobar si existen bienes, contratos, subvenciones, procedimientos o cualquier otra circunstancia que justifique mantener determinados justificantes durante un periodo superior.
La pregunta adecuada, por tanto, no es simplemente “¿han pasado cuatro años?”.
Es más útil preguntarse “¿este documento sigue acreditando algo que todavía puede tener consecuencias?”
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Llav@neres
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