¿Qué debe contener una factura legal?
Si en tu actividad debes hacer facturas y no sabes realmente qué deben contener para ser totalmente válidas, te contamos cuáles son los requisitos que debe tener toda factura y sus respectivas copias.
A las preguntas: ¿Qué contenido debe tener una factura? ¿Qué campos obligatorios se deben rellenar? ¿Cómo se numeran?, intentare facilitarte los requisitos mínimos que debe contener una factura:
Si bien existen distintos formatos para una factura, todos están obligados a llevar cierta información mínima para que el documento sea válido.
Si algún dato estuviese ausente o erróneo, se debe solicitar un duplicado de la factura para enmendarla.
La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma.
Por tal motivo, para evitar estos inconvenientes, debemos tener claro cada uno de los datos necesarios e indispensables.
Factura simplificada (sustituye a los tickets), quienes pueden expedirlas lo veremos mas abajo:
a) Número y, en su caso, serie.
b) Fecha de expedición.
c) Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
d) NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
e) Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
f) Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVAincluido”
g) Contraprestación total.
h) En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
i) En su caso, si se producen las siguientes circunstancias:
- En operaciones exentas referencia a la normativa.
- La mención “facturación por el destinatario”
- La mención “inversión del sujeto pasivo”
- La mención “Régimen especial de Agencias de viajes”
- La mención “Régimen especial de bienes usados”.
El Departamento de Gestión Tributaria podrá exigir en determinadas circunstancias la inclusión de menciones adicionales que, en ningún caso, podrán exceder de las exigidas para la factura completa.
El Departamento de Gestión Tributaria podrá autorizar, en determinadas circunstancias, la expedición de facturas simplificadas que no incluyan los requisitos de las letras a), c), f), g) o i) citados anteriormente, así como, el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida.
Factura completa:
Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:
a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:
• Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
•Las rectificativas.
• Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
b)La fecha de su expedición.
c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
d) Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:
• Que se trate de una entrega intracomunitaria de bienes exenta.
• Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto.
• Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto (TAI), y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.
e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
f) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura
j) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.
Lo dispuesto en esta letra se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.
k) En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
l) En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención «facturación por el destinatario».
m) En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».
n) En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes».
o) En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».
Lo más habitual es que los empresarios y profesionales, estén obligados a expedir y entregar facturas por cada una de las operaciones que lleven a cabo. Sin embargo, se pueden incluir en una sola factura todas las operaciones realizadas que sean para un mismo destinatario, si bien se han de expedir como máximo el último día del mes natural en que se hayan efectuado las operaciones.
Si el destinatario de estas es un empresario o profesional actuando como tal, la expedición se hará dentro del plazo de un mes contado a partir de dicho día. En cualquier caso, estas facturas se han de expedir antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del IVA en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
Finalmente, es muy importante que los originales de las facturas o documentos sustitutivos se envíen los obligados a su expedición o en su nombre a los destinatarios de las operaciones que se documentan.
Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:
• Facturas cuyo importe no supere los 400euros (IVA incluido)
• Facturas rectificativas.
• Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
• Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):
- Ventas al por menor.
Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de videoclub.
- Tintorerías y lavanderías.
- Autopistas de peaje.
Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.
Son los requisitos para poder deducir el IVA con factura simplificada.
Espero no haberme olvidado muchas.
No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:
• Entregas intracomunitarias de bienes(EIB)
• Ventas a distancia.
• Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
• Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
- Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
- Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:
• NIF del destinatario y domicilio.
• Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.
Factura completa
Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura completa.
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Llav@-neres
Assessoria i Gestió