El mes de diciembre con la llegada de Navidad llegan las cenas de empresa, cestas navideñas y regalos que se entregan a clientes y trabajadores.
Por tanto, por estas fechas, en los departamentos de contabilidad es frecuente que se reciban facturas, tickets o cargos en las tarjetas de crédito, de restaurantes, tiendas de alimentación o de grandes almacenes.
Pero, ¿cómo tributan las cestas de Navidad regaladas a empleados y clientes? ¿Es gasto deducible en el impuesto sobre sociedades y en el IRPF? ¿Es deducible el IVA de las cestas de Navidad?
Le explicamos a continuación las dudas sobre cómo tributan las cestas de Navidad, los regalos de empresa y sobre la deducibilidad de la factura de la cena de Navidad.
¿Cómo tributan en el impuesto sobre sociedades y en el IRPF?
Los importes satisfechos por las cestas de Navidad son un gasto deducible en el impuesto sobre sociedades, por lo que en este impuesto no existe ningún problema. La propia Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que no se consideran donativos o liberalidades -conceptos que no serían deducibles- los gastos que, de acuerdo con los usos y costumbres, se efectúen con el personal de la empresa.
Lo que dice Hacienda: en el caso concreto de las cestas de Navidad, en la medida en que formen parte de los usos y costumbres de la empresa (es decir, que se repitan en el tiempo), respecto a su personal, tendrán la consideración de gasto deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades, sin necesidad de que figuren en el convenio colectivo o en algún tipo de pacto que les obligue a ello, por entenderse como un derecho adquirido del trabajador. El propio Tribunal Supremo, en sentencia 313/2016 de 21 de abril de 2016, declaró que «el beneficio de la cesta de Navidad no se puede suprimir de forma unilateral por el empresario».
Atención. El Tribunal Supremo ha dictado en varias ocasiones, que la entrega de una cesta de Navidad a los trabajadores de una empresa se trata de una "concesión más beneficiosa". Es decir, se trata de un derecho que los empleados adquieren y, al tratarse de un derecho colectivo, los empresarios no pueden eliminarlo unilateralmente.
El mismo tratamiento puede aplicarse a las cenas de empresa.
El mayor problema se presenta a la hora de deducir estos gastos el primer año en que se producen, porque no existe una costumbre anterior que justifique su entrega. Lo aconsejable sería no ejercer el derecho a deducción hasta pasado un ejercicio para evitar problemas con Hacienda.
En consecuencia, es necesario justificar el gasto y su naturaleza, así como su adecuación a los usos y costumbres. Por tanto, en caso de que la empresa no haya regalado cestas de Navidad anteriormente, o si se hace sólo de forma ocasional, no se puede deducir el gasto.
Atención. El primer año no debe considerarse como gasto deducible la entrega de cestas de Navidad a los empleados. El resto de años, siempre que se pueda demostrar la costumbre, sí pueden deducirse.
A este respecto cabe señalar que la carga de la prueba recae a quien hace valer su derecho y que serán, en su caso, los órganos de gestión e inspección tributaria a quienes corresponderá, en el ejercicio de sus funciones la valoración de las pruebas aportadas.
Atención. Podrá justificarlo presentando facturas de años anteriores, por lo que sólo será difícil imputarlo como gasto si es el primer año que la empresa lo hace.
En el caso del IRPF, la legislación establece que todos los gastos que estén relacionados con actividades de relacionadas con actividades de relaciones públicas con clientes y proveedores y que se repitan en el tiempo, desgravan en la declaración de la renta.
Atención. Retribución en especie para el trabajador. Esto implica que estos conceptos considerados como gasto deducible en el ámbito de la empresa tengan el tratamiento de retribución en especie del trabajo por cuenta ajena para los empleados obsequiados con los regalos de Navidad, y que la empresa deba realizar el correspondiente ingreso a cuenta de la referida retribución en especie. De igual modo, deberá incluirse entre los rendimientos en especies satisfechas tanto en las declaraciones trimestrales (modelo 111) como en el anual (modelo 190).
Además, el importe de la cesta de Navidad debe incluirse en la base de cotización.
Por ejemplo:
Si el coste total de los lotes es de 3.000 euros y el tipo de retención aplicable a su plantilla (en promedio) es del 20%, su empresa deberá ingresar en Hacienda 600 euros (3.000 x 20%).
Sin embargo, puede repercutir este ingreso a cuenta a los trabajadores. En este caso ya no soportará ese coste adicional, pero sus trabajadores verán reducido el importe recibido.
Atención. Si la cesta de Navidad se ganara en un sorteo, su tratamiento sería diferente, aunque tampoco estaría libre de tributación. Sería considerada una ganancia patrimonial a efectos del IRPF y formaría parte de la base imponible general por su valor de mercado.
Regalos a clientes
En el caso de adquirir cestas de Navidad para regalar a clientes, colaboradores o proveedores es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:
En la medida en que se trate de gastos por relaciones públicas con clientes serán fiscalmente deducibles siempre que cumplan los restantes requisitos en términos de inscripción contable, devengo, correlación entre ingresos y gastos y justificación documental.
Es imprescindible reflejar en la factura que se trata de un regalo personalizado. Por tanto, llevará el logo o el nombre de la empresa. Tenga en cuenta este dato para que quede perfectamente justificado ante la Agencia Tributaria.
La deducción por gastos a clientes o proveedores está limitada al 1% del importe neto del volumen de negocio del período impositivo correspondiente. De esta forma, si su volumen de negocios en 2023 es de dos millones de euros, en este ejercicio serán deducibles 20.000 euros. Lo que exceda de esta cuantía no será deducible:
El impuesto sobre sociedades (cuyo tipo general es del 25%) se calcula sobre el beneficio (ingresos menos gastos fiscalmente deducibles). Por tanto, estos gastos reducen la base del impuesto y, en la práctica, sólo suponen un coste del 75% de su importe.
Por el contrario, los gastos no deducibles -el exceso sobre el 1% en este caso- suponen un coste real del 100% de su importe.
El gasto sólo abarcará la cantidad que hubiera sido contabilizada por el concepto de cuidados a clientes o proveedores. De este modo, deberá analizarse si los gastos por atenciones a clientes o proveedores son tales, y aquí no se integraría ningún otro gasto a personas que no fueran clientes o proveedores, como por ejemplo, gastos a socios o los sus familiares.
Sin limitación. Este límite no se aplicará a otros gastos de promoción, que continuarán siendo deducibles como hasta ahora:
Podrá seguir entregando cestas de Navidad a sus empleados, de acuerdo con los usos y costumbres.
Continuarán siendo deducibles sin límite los gastos derivados de la entrega gratuita de muestras, o las entregas relacionadas con los ingresos (por ejemplo, los obsequios ofrecidos para conseguir una visita demostrativa de los productos).
Atención. En lo que concierne a los obsequios publicitarios: bolígrafos, calendarios, agendas, llaveros, lotería de Navidad, etc., serán deducibles siempre que su importe no exceda del 1% del volumen de negocios de la entidad. Eso sí, hay que tener en cuenta que este tipo de artículos deberá ser serigrafiado con el nombre o logo de la empresa para que pueda entenderse como un gasto de relaciones públicas.
Contabilidad
El correcto procedimiento de contabilizar las cestas de Navidad es en la cuenta 649 correspondiente a otros gastos sociales. Se tratan de gastos de naturaleza social realizados por la empresa.
¿Se puede deducir el IVA de las facturas de las cenas de empresa y de los regalos de Navidad?
El IVA de estos gastos no será deducible, puesto que según la Ley del impuesto sobre el valor añadido, no podrán ser objeto de deducción las cuotas soportadas de los bienes o servicios destinados a clientes, asalariados oa terceras personas excluidas las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor y los bienes destinados exclusivamente a ser objeto de entrega o cesión de uso, directamente o mediante transformación, a título oneroso, que, en un momento posterior a su adquisición, se destinaran a cuidados a clientes , asalariados o terceras personas.
Los regalos publicitarios entregados a clientes y proveedores, a efectos de deducción del IVA, deben llevar de forma visible e indeleble el nombre de la empresa y se consideran de escaso valor cuando el valor del librado a un mismo destinatario en un año natural no supera los 200€.
Por último, el IVA de los lotes acabará siendo un mayor coste para la empresa (ya que se soporta en la adquisición de bienes destinados al uso privado de su personal). El 10% o el 21% (depende de los productos que haya en los lotes) del total de la factura será un mayor coste para la empresa, y Hacienda podrá reclamársela si lo deduce indebidamente.
Tal y como ha visto, es necesario estudiar a fondo los impuestos que influyen en las cestas y regalos de Navidad de las empresas para saber si es un gasto deducible o no. De esta forma, podremos tributar correctamente y en plazo, para evitar sanciones o inspecciones de Hacienda.
“Una forma molt personal d’entendre les empreses i els emprenedors”
Llav@-neres
Assessoria i Gestió
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