Tanto las empresas como los autónomos tendrán que implementar la factura electrónica en sus negocios.
En el BOE del 29 de septiembre de 2022 se ha publicado la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, que amplía el ámbito subjetivo de la obligación de emitir facturas electrónicas.
Hasta ahora, la facturación electrónica era obligatoria en las relaciones con particulares por empresarios y profesionales que prestan servicios al público en general y que operan en los determinados sectores económicos, tanto cuando el particular acepta recibir facturas electrónicas, como cuando las solicita expresamente.
Pues bien, esto cambiará con la aprobación de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas que extiende esta obligación a las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales. La obligación se exige a todas sus operaciones con independencia del sector en el que desarrollen su actividad.
No obstante, la entrada en vigor de esta novedad está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del IVA.
Obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales
Tanto las empresas como los autónomos tendrán que implementar la factura electrónica en sus negocios. La obligación de factura electrónica ya es obligatoria si una empresa tiene que facturar a una administración pública.
Pero ahora se extiende tal obligación cuando se emiten facturas para otras compañías o autónomos, no así en el caso de que la factura se emita para el cliente final.
La factura electrónica es, ante todo, una factura pero en este caso se emite y recibe en formato electrónico.
Tiene los mismos efectos legales que la factura convencional de papel, la diferencia es que la versión digital está condicionada al consentimiento de su destinatario.
En primer lugar, se establece la regla general de la obligación de todos los empresarios y profesionales de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
No obstante, esta regla general producirá efectos:
• Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros: al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.
• Para el resto de los empresarios y profesionales: a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.
Requisitos de las facturas electrónicas
• Deberán cumplir, en todo caso, lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación.
• Tanto el destinatario como el emisor de las facturas deben informar sobre los estados de las facturas.
• Los destinatarios podrán solicitar durante un plazo de 4 años desde la emisión de las facturas electrónicas copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.
• El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.
Principales beneficios del uso de la factura electrónica
El uso de la factura electrónica aporta grandes ventajas en la operativa diaria de las empresas:
• Digitalización y optimización de las relaciones empresariales
• Reducción de tiempo y costes
• Aumento de la productividad
• Mayor seguridad y fiabilidad de las transacciones electrónicas
• Reducción de la morosidad en las operaciones comerciales
• Trazabilidad y control de pagos entre empresas y autónomos
• Reducción de errores humanos gracias a la automatización de procesos
Existen dos tipos de facturas electrónicas
• En formato estructurado: con datos generados automáticamente por los sistemas de facturación. Por lo general, en lenguaje XML.
• En formato no estructurado: suelen emitirse directamente en formato PDF, aunque también pueden ser escaneadas en papel.
La ventaja de optar por una factura electrónica estructurada es que simplifica aún más el proceso de facturación y ahorra costes.
Requisitos de las soluciones y plataformas de facturación electrónica
A efectos legales el contenido de una factura electrónica debe ser el mismo que el de una factura tradicional y cumplir con el reglamento de facturación vigente.
Aquí nada cambia ni se añaden ni se quitan campos nuevos.
Pero en el caso de la factura electrónica tenemos que garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
Esto se puede realizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que garantice la relación entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que documenta.
Además en el caso de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido:
• Mediante firma electrónica, el más utilizado y conocido. Basta generar una factura con nuestro programa de facturación, generar un PDF y firmarlo electrónicamente para tener una factura electrónica.
• Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
• Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
• Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas.
• Las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica.
• Los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas deberán respetar los requisitos a los que se refiere el artículo 29.2.j) de la LGT y su desarrollo reglamentario, esto es, deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
Obligaciones de las empresas prestadoras de servicios al público en general de especial trascendencia económica
Concepto de este tipo de empresas
Estas empresas son aquellas que agrupan a más de 100 trabajadores o su volumen anual de operaciones, calculado conforme a lo establecido en la normativa del IVA, exceda de 6.010.121,04 euros y que, en ambos casos, operen entre otros en los siguientes sectores económicos:
• De servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores;
• De servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros;
• De servicios de suministro de agua a consumidores;
• De servicios de suministro de gas al por menor;
• De servicios de suministro eléctrico a consumidores finales;
• De servicios de agencia de viajes,
• De servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea, etc.
Obligaciones:
Estas empresas tienen que expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que expresamente las hayan solicitado, independientemente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones.
Excepciones: las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor sólo están obligadas a emitir facturas electrónicas cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.
Deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
• Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
Plazo para consultar las facturas electrónicas
La Ley tiene previsto que las empresas:
• Deben facilitar el acceso a los destinatarios para poder ver, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita.
• Mantener el acceso a las facturas electrónicas durante cuatro años, incluso cuando haya finalizado la relación contractual entre ambos.
En caso de resolución de contrato con la empresa o de revocar el consentimiento para recibir facturas electrónicas, el período de los últimos 4 años que el cliente puede consultar sus facturas por medios electrónicos no sufre alteración.
Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.
Régimen sancionador
Serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros
• Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas. La determinación y graduación de la sanción seguirá los criterios establecidos en el artículo 2.2. de la Ley reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.
• Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan las demás obligaciones previstas en el artículo 2.1. La persona titular de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial es la competente para imponer esta sanción.
Calendario de implementación de la factura electrónica
La norma establece un período de 6 meses desde la publicación de la Ley para que las administraciones implicadas determinen los requerimientos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica.
Los aspectos relativos al pago (registro de fechas y períodos medios de pago), los requisitos a cumplir por los prestadores de soluciones tecnológicas que permitan la interoperabilidad entre ellos, o cuestiones sobre seguridad, control o estandarización de dispositivos y sistemas informáticos, serán los ejes sobre los que se desarrollarán las especificaciones técnicas del proyecto.
Una vez publicadas estas especificaciones, las empresas contarán con distintos plazos de implementación en función de su volumen de facturación:
• Para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, el plazo de implementación es de 1 año una vez publicada en el BOE la Ley “Crea y Crece”.
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (conocida como Ley Crea y Crece), publicada en el BOE el pasado 29 de septiembre de 2022, ha modificado la disposición adicional tercera de la Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
• Para el resto de las empresas, cuya facturación sea inferior a los 8 millones de euros, el plazo de implementación se amplía a los 2 años tras la publicación de la Ley en el BOE.
Las sanciones para los autónomos que incumplan la normativa sobre la factura-e
Si eres autónomo, tendrás margen suficiente para adaptarte a la nueva realidad de las facturas electrónicas (hasta 2025, salvo que factures más de 8 millones de euros).
Aquellos autónomos que no implementen este sistema podrán recibir sanciones de entre 10.000 y 40.000 euros.
Procedimiento de acreditación de la interconexión y la interoperabilidad de las plataformas
Se establece que se determinará reglamentariamente. De acuerdo con lo que dice la ley, el Reglamento se tiene que publicar en un plazo máximo de 6 meses a contar desde la publicación de esta Ley (BOE 29 de septiembre de 2022).
“22 anys, amb una forma molt personal d’entendre les empreses i els emprenedors”
Llav@-neres
Assessoria i Gestió
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