En el día a día de determinadas empresas es bastante habitual el hecho de pagar gastos por cuenta del cliente y después cobrarlos junto con sus honorarios.
Las que nos vienen a todos a la cabeza son, por ejemplo, una notaría, una gestoría o un procurador, pero pueden tener lugar en cualquier tipo de negocio.
Un suplido, es un gasto cuyo pago corresponde al cliente, que tú adelantas en su nombre y que el cliente te reembolsará después.
Vamos a explicar cómo se contabilizan, pero antes vamos a delimitar esta figura con exactitud y a dejar claro su tratamiento a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido.
¿Qué son los suplidos?
Podemos definir los suplidos como aquellas cantidades que la empresa paga en nombre y por cuenta del cliente y que éste le abonará en un momento posterior.
No estamos ante un pago cualquiera, sino ante uno que se realiza “en nombre y por cuenta del cliente”.
El pago de tasas, portes o seguros, entre otros, son un claro ejemplo de gastos suplidos. En estos casos, el profesional es quien abona el importe a pagar, en nombre del tercero, para poder realizar los trámites que el cliente demande.
Requisitos para que un gasto tenga la consideración de suplido
Para considerar un gasto como suplido debe cumplir tres requisitos:
• Que el justificante del gasto suplido lleve el nombre del cliente final, y no el de la empresa que lo tramita.
• Que se tenga un comprobante de su pago.
• Que se haya pagado porque el cliente lo ha solicitado de forma expresa, verbal o escrita, y que haya un justificante de la existencia real del gasto (la factura, por ejemplo). Lo que dicho de otra forma:
1.- Que el cliente haya encargado expresamente que la empresa pague ese importe.
2.- Y que lo haga, además, en su nombre, por lo que la factura irá con sus propios datos fiscales.
3.- Debe haber un justificante de la existencia real del gasto (la factura, por ejemplo).
Si no se dan estos requisitos no se tratará de un suplido.
Lo verás más claro con los siguientes ejemplos (que planteamos sin tener en cuenta ningún tipo de impuesto para facilitar la comprensión):
Ejemplo 1.- La empresa contrata los servicios de un comercial para que imparta una charla de ventas ante 10 potenciales clientes. Para ello deberá alquilar, a nombre de la empresa, una sala en el mejor hotel de la ciudad y el servicio de catering de su restaurante. Los honorarios del agente son 2.000 euros.
En este caso, como el comercial ha recibido la orden expresa de alquilar una sala y un catering concretos y de hacerlo por la empresa el pago tendrá la consideración de un suplido.
Ejemplo 2.- La empresa contrata los servicios de un comercial para que imparta una charla de ventas ante 10 potenciales clientes. El profesional gestionará la reunión en el lugar y con los medios que estime convenientes y la empresa se mantiene al margen de los posibles gastos que ello ocasione.
El precio total por sus servicios será de 3.000 euros.
La diferencia con el caso anterior es clara: aquí es el agente comercial el que contratará la sala y los servicios que considere necesarios para hacer un buen trabajo, por lo que los gastos que se ocasionen serán de su cuenta y riesgo.
Está claro que no estamos ante un suplido, porque no se realiza ningún pago en nombre y por cuenta del cliente.
En el ejemplo número 1 la factura se expedirá a nombre de la empresa, mientras que en el ejemplo 2 irá a nombre del agente comercial.
Este gasto suplido debe incluirse en la factura que emites al cliente para su reembolso y justificarse documentalmente.
¿Cómo se facturan los suplidos?
Los suplidos se incluyen en la factura que se emite al cliente como una partida diferente de los honorarios y de los impuestos.
Además, su importe no se tendrá en cuenta a la hora de calcular el IVA repercutido (porque no forman parte de la base imponible) ni tampoco al calcular la retención de IRPF si corresponde.
Modelo de factura con gastos suplidos
Un suplido no representa un servicio que el profesional ofrece a su cliente, por lo que no es ni un gasto ni un ingreso para el autónomo.
Se facturan siempre de forma separada en la factura, o sea, en una línea diferente al importe de los servicios profesionales que se hayan prestado al cliente, es decir, no se debe sumar el gasto suplido a la base imponible de los servicios prestados, ya que:
• Los servicios profesionales prestados sí están sujetos a IVA e IRPF
• El gasto suplido no está sujeto a IVA e IRPF
Así, el gasto suplido en una factura aparecerá separado con el concepto de “suplido” o “cantidad abonada por cuenta del cliente”.
Por lo demás, no existe un modelo determinado de factura con suplidos. Cualquier factura ordinaria que contenga la información habitual, es susceptible de incluir «gastos de suplido» como concepto independiente de los servicios profesionales prestados.
Cómo contabilizar facturas con suplidos
Los gastos suplidos que incluye un profesional en sus facturas no son deducibles para él, sin embargo, sí lo será para el cliente final que es quien realmente paga.
La factura de suplido que tiene un profesional debe ir a nombre del cliente final porque es quien soporta la carga tributaria, y, por tanto, sí podría deducirlo como gasto.
El autónomo contabilizará el gasto suplido como una entrada y salida de dinero de caja por el pago realizado, mientras que el cliente final lo contabilizará como un gasto corriente sin impuestos, deduciendo el importe total en su cuenta de pérdidas y ganancias del negocio.
¿Los gastos suplidos y las provisiones de fondos son lo mismo?
Puede suceder que el autónomo reciba, de forma previa a la prestación del servicio, el dinero para asumir todos aquellos gastos suplidos.
Estos pagos reciben el nombre de provisión de fondos y se contabilizan y registran de forma diferenciada.
Al igual que los suplidos, representan un gasto atípico para el profesional y, como tal, requieren un trato diferenciado.
Concretamente, los profesionales que actúen por estimación directa, deben tener un libro de registro de provisiones de fondos y suplidos, por Ley.
Es decir, un registro de todos aquellos importes de las facturas que sean fondos y suplidos que han cobrado a sus clientes, para que quede constancia ante una revisión de Hacienda.
En éste libro de registro, debe incluirse los siguientes datos:
• La fecha de la operación.
• El tipo de operación: si se trata de un gasto suplido o de una provisión.
• El pagador de la provisión o el perceptor del suplido.
• El importe.
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Llav@-neres
Assessoria i Gestió
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