Las tres palabras que más temen un autónomo o pyme “inspección de Hacienda”.
Y es normal ya que todo el mundo teme que por cualquier error (o no tan error) Hacienda te haga pagar un multa o un recargo.
Sin embargo, las inspecciones son lo mas normal del mundo, sobre todo si eres autónomo.
Ten en cuenta, según estimaciones, un 75% de la plantilla de inspectores se dedica a “vigilar” a los autónomos.
Debido a que la economía sumergida ha aumentado en miles de millones, intentan cortarlo de raíz poniendo a raya al sector del autónomo.
Una inspección no tiene por qué ser un drama, siempre y cuando sepas que hacer.
Sin duda, la inspección de Hacienda es una de las situaciones que produce más inquietud en la vida de un emprendedor, aunque también de cualquier ciudadano, al menos a priori.
Y digo a priori porque casi el momento peor es aquel en el que se recibe esa notificación de AEAT. Hace tiempo esa comunicación se recibía por correo postal y el sentimiento asociado a la misma era de temor, de no entender que decía y hacerla llegar rápidamente a tu asesor para que “tradujera” la misiva.
En los tiempos actuales el susto viene a través del email.
Ese asunto que dice “AEAT-Aviso de Notificación para el NIF —–“.
Aunque te dan un plazo de 10 días hábiles para acceder a él , normalmente la incertidumbre de que habrá pasado hace que no agotes los plazos y con cierta ansiedad accedas al aviso o pidas de nuevo ayuda a tu asesor para descifrar el origen del problema. Porque es inevitable asociar Hacienda a problemas.
Hay que decir que en ocasiones las notificaciones no son derivadas de errores cometidos en las declaraciones fiscales presentadas o diferencias de criterio de la administración o imposición de sanciones por no presentar modelos. Tampoco significan necesariamente que se inicie una inspección de Hacienda.
Nos referimos a las notificaciones que nos comunican que hay que embargar créditos a favor de proveedores, o nóminas de trabajadores, motivadas porque tienen deudas con Hacienda.
Pero, desgraciadamente, abundan los casos en que se trata de realizar comprobaciones de diverso alcance tanto en tiempo, como en cuanto a impuestos afectados, en el caso de haber detectado incongruencias, errores, importes deducidos de forma indebida o ingresos que se hayan omitido o declarado de forma errónea.
Vamos hablar en este primer artículo de la inspección de Hacienda, tratando de darte unas pautas para evitarlas, en la medida de lo posible, y después, en una segunda parte, ofreciéndote algunos consejos que debes conocer, si tienes la mala suerte de sufrir alguna.
Porque te tocará sufrir hasta que el procedimiento concluya y compruebes que todo estaba correcto.
Para evitar la citación es importante entender los motivos por los cuales pueden “saltar las alarmas” dentro de Hacienda.
Estos son algunos de los más comunes:
• Elevado volumen de gastos:
Tanto si eres una empresa o autónomo, si durante varios meses tu nivel de gasto es superior al de ingresos te arriesgas a recibir una inspección.
Es lógico: si estás ganando poco, no tiene sentido que estés invirtiendo dinero durante un período largo de tiempo.
Hacienda puede llegar a sospechar que estás ocultado ingresos, declarando gastos de más o una combinación de ambas.
• NIF intracomunitario:
Para poder hacer negocios con empresas de la Unión Europea puedes solicitar un NIF intracomunitario que te librará de pagar el IVA de esas facturas.
Sin embargo, para Hacienda esto es motivo de “sospecha” y se querrá asegurar de que estás siguiendo las normas.
Las inspecciones sobre este tema suelen ser, simplemente, para verificar para qué necesitas este NIF y comprobar que estás haciendo bien las facturas intracomunitarias.
• Devolución del IVA:
¿A cuántas personas conoces a las que Hacienda le haya devuelto IVA? A pocas, ¿verdad? Eso es porque a AEAT, en general, no le gusta “soltar dinero”.
Por lo tanto, si tu declaración del IVA trimestral (modelo 303) te sale a devolver... te tendrán en el punto de mira.
Hacienda querrá saber a qué te dedicas, cómo es tu negocio y por qué te tienen que devolver esa cantidad.
• Descuadre entre los modelos trimestrales y anuales:
Este es un clásico y el motivo más común por el cual autónomos o empresa reciben una inspección de Hacienda.
Un pequeño descuido puede hacer que haya un descuadre entre los modelos trimestrales y anuales. Pasa con mucha frecuencia pero, de nuevo, te pondrá en el punto de mira de la administración.
Aunque las declaraciones trimestrales son puramente informativas, sirven a Hacienda para cuadrar cuentas y asegurarse de que no estás haciendo “trampas”. Si detectan alguna variación, recibirás una citación.
Es importante que revises bien todos los datos para evitar errores o que trabajes con un asesor que se encargue de que todo vaya bien.
• Inspección aleatoria:
Las inspecciones de Hacienda son, también, una lotería. A veces tocan de forma aleatoria y no hay nada que hacer al respecto.
Cómo evitar una inspección de Hacienda
De todas las inspecciones que se llevan a cabo cada año, probablemente un gran porcentaje de ellas podría haberse evitado.
¿De qué manera?
Aquí te damos cuatro ideas:
Elige un buen asesor
En primer lugar, y la medida más útil y práctica es contar con los servicios de un buen asesor fiscal.
Cuidado con los servicios de asesorías o gestorías que ofreciendo precios muy bajos, simplemente nos quiten los trámites de encima sin más, incluidos en una cadena de producción de declaraciones fiscales.
Nos referimos a las llamadas low cost.
Debemos tener en cuenta que aunque una asesoría o gestoría esté a la última en cuanto a automatización y tecnología, los plazos en la presentación de modelos fiscales es muy limitado.
En un periodo muy corto de días los asesores nos enfrentamos con un aluvión de información en forma de facturas, movimientos bancarios y otras operaciones ya que, salvo excepciones, muchos clientes apuran a los últimos días para el envío de la documentación.
Por otra parte, las asesorías low cost con márgenes muy reducidos deben buscar en la cantidad la forma de rentabilizar su actividad.
Poniendo un símil aéreo ¿Confiarías, por ejemplo, tu transporte a otro país a una compañía que da precios sumamente bajos a costa de tener a trabajadores infrapagados y aviones sobreexplotados, para alcanzar la suficiente rentabilidad para hacer viable la empresa?
Pues en el caso de una asesoría pasa lo mismo.
Si un asesor tiene que atender a 200 empresas, ¿cómo va a acordarse de la tuya cuando haya una novedad que pueda afectarla?
¿O crees que va a tener tiempo de revisar tu contabilidad, facturas y declaraciones en busca de errores, erratas o gastos no deducibles?
Ya es complicado muchas veces, teniendo pocos clientes asignados por asesor, cuanto más si el número de empresas a controlar crece en exceso.
¿Quiere esto decir que todas las asesorías con precios bajos o low cost son malas o que vayan a generarme problemas? No.
Evidentemente depende de más factores como el tipo de actividad, la complejidad normativa fiscal, laboral y jurídica de la misma, el tamaño de la empresa, la pericia del personal asignado, los métodos de control, etc.
Pero al igual que tampoco con todas las compañías aéreas low cost vas a tener problemas, seguro que cierta inseguridad tienes cuando piensas fríamente por qué tendrán costes tan bajos. Al final respiras cuando el avión aterriza,¿o no?.
Dicho lo anterior, es decisión del empresario, como en otros servicios, encontrar la asesoría que mejor relación calidad precio le dará y confiar en su criterio, dejando claro que el hecho de elegir una que le cobre unos honorarios mayores, tampoco es garantía de mejor servicio.
Cómo hemos comentado deberá realizar una valoración en base a otros parámetros aparte del precio, para confiar en una decisión acertada.
En la medida de lo posible, contrata los servicios de un buen asesor fiscal.
Este se encargará de crear los modelos, presentar los impuestos y de que no haya errores que puedan suscitar una inspección por parte de Hacienda.
Además de liberarte de una gran carga de trabajo, contar con un asesor te ayudará a optimizar la gestión financiera de tu negocio y a poder crecer de una forma segura.
A la hora de contratar a un profesional, busca a despachos con experiencia y que utilicen tecnologías para trabajar de forma más ágil.
No te fíes solo de el precio para tomar una decisión acertada.
Proporciona a tu asesor la información necesaria y a tiempo
Aunque tu asesor haga la mayor parte del trabajo, habrá ciertas tareas que tendrás que llevar a cabo tú mismo: emitir facturas, recopilar tickets de gastos y enviárselos puntualmente al asesor para que pueda hacer su parte.
De nada sirve tener un buen asesor si no realizamos la labor que a nosotros nos compete como empresa. La mayor responsabilidad para evitar una inspección de hacienda recae en nosotros en primer lugar, si no hacemos las cosas bien.
A saber:
• Facilitar toda la documentación de la actividad debidamente ordenada y comentada, si es necesario, para que el asesor pueda conocer la naturaleza de cada operación y darle el tratamiento adecuado, ya que no somos adivinos y es muy frustrante, por ejemplo, encontrar movimientos bancarios que no sabes a qué responden, ya que no cuadran con la documentación a la que tienes acceso.
Imagina un caso típico de contratación de un producto financiero complejo, cuyo tratamiento tiene incidencia fiscal en el impuesto de sociedades porque se difiera la tributación.
O seguros que puedan ser considerados retribuciones en especie.
O la típica factura que no se entrega al asesor porque todavía no se ha pagado, y por tanto descuadra el 347, cuando se nos ha advertido por parte de la asesoría que independientemente del pago debemos solicitar y entregar todas las facturas.
• Hablar con tu asesor acerca de operaciones que puedan suscitarte dudas, a priori y no a posteriori, cuando el margen de maniobra disminuye.
Por ejemplo: Si vas a realizar una compra a una empresa de la UE y es la primera, no la hagas y que luego dos meses después tu asesor te diga que debías estar dado de alta en el ROI (Registro de operadores intracomunitarios) ya que si no lo estás, el IVA que te han cargado no te lo puedes deducir.
De haber avisado antes, tu asesor te habría dado de alta en el ROI, y al hacer la compra y comunicárselo a tu proveedor, este te habría facturado sin IVA.
• Debes realizar el control administrativo y económico de forma autónoma a la asesoría.
Las asesorías no somos secretarias o administrativos de nuestros clientes.
Primero, porque no es operativo, ni normalmente es un servicio que se preste.
Y segundo, y lo más importante, porque como empresarios, debemos controlar el día a día de nuestra empresa nosotros, principalmente para conocer en cada momento la situación exacta de nuestro negocio desde el punto de vista económico, para evitar desviaciones y poder realizar correctas previsiones de tesorería.
No podemos esperar a saber que está ocurriendo a 4 meses vista, una vez que nuestros asesores hayan presentado declaraciones trimestrales y hayan conciliado bancos y realizado el resto de ajustes contables. No es profesional.
Hoy en día con un sencillo excel se pueden hacer maravillas, si no se dispone de software contable. Y es nuestra responsabilidad, formarnos o contar con alguien formado en la empresa que realice estas funciones.
Tenemos que ocuparnos de ver las facturas que debemos emitir y las que nos faltan por recibir.
Debemos asegurarnos de que son facturas completas y legales y no albaranes, recibos o pseudofacturas con datos incompletos.
Tenemos que controlar los pagos y cobros por si habiendo recibido anticipos debemos emitir factura como es preceptivo.
En definitiva, debemos tener control total de que está pasando en nuestra empresa y trabajar en equipo con nuestra asesoría como si de un trabajador de la empresa se tratara.
Tenemos que saber que nuestro trabajo bien hecho influye en que las personas que dependen de nosotros puedan realizar mejor el suyo.
Facilitando los flujos de información asesoría <–> cliente se aumentan las posibilidades de detectar problemas que puedan generar descuadres o errores de otro tipo que, sin duda , Hacienda no va a pasar por alto.
Es importante que, en una fecha previamente acordada, tu asesor disponga de toda la documentación de la empresa debidamente ordenada.
Hoy en día, los plazos para presentar impuestos son cada vez más ajustados por lo que cumplir con los tiempos es fundamental.
De hecho, cada vez será más importante transmitir toda esta información en tiempo real.
Del mismo modo, si quieres que tu asesor lleve las cuentas al día no puedes esperar al último minuto para enviárselo todo.
Cuidado con la información cruzada
¿Qué es la información cruzada?
Muchos modelos de impuestos requieren información que también se refleja en otros modelos y la AEAT los cruzará para detectar problemas.
Como ya hemos comentado, es una de las principales causas de inspecciones.
Estos son algunos de los modelos que suelen dar más problemas: el modelo 303 y 390, los modelos del IRPF 111, 180, 190 y las declaraciones intracomunitarias (modelo 349), dado que comparten muchos datos que pueden cruzarse para revelar incongruencias en las declaraciones.
No olvides que la AEAT tiene acceso a los modelos que realizan las entidades financieras, fondos de pensiones y otros organismos que también utilizan para detectar fallos y que de ser así, serán susceptibles de una inspección.
Vigila los resultados de tus cuentas
Hacienda está siempre pendiente de que las cuentas de tu empresa no parezcan atípicas, por lo tanto si cumples una de las siguientes condiciones es muy probable que te enfrentes a una inspección:
• Presentas todos los años balances con pérdidas
Como ya hemos comentado al principio de este artículo, un alto nivel de gasto frente a pocos ingresos, te llevará a presentar continuadamente cuentas con pérdidas.
Esta es una maniobra bastante arriesgada tanto desde el punto de vista fiscal como desde el punto de vista legal, ya que puede llevar a la obligación por ley de disolver la sociedad.
Hacienda tiene muy en cuenta la presentación de cuentas anuales con pérdidas consecutivas y seguramente tengas una inspección si te encuentras en esta situación.
• Presentas devoluciones por cantidades elevadas
Sobre todo en el caso del IVA de vehículos con deducciones del 100%, si se paga menos de 10% en una actividad y si en el IRPF hay deducciones elevadas, tendrás bastantes posibilidades de tener una inspección en tus cuentas. Tenlo muy en cuenta a la hora de presentar cualquiera de estos casos.
Ser prudente en las relaciones comerciales
Con esto nos referimos a que no solo debemos preocuparnos de hacer las cosas bien en lo que se refiere al control de nuestra empresa y a facilitar los flujos de información con nuestros asesores, sino que necesitamos saber con quién nos relacionamos.
De nada sirve cumplir a rajatabla con la legislación, implantar procedimientos de control e informar a nuestros asesores de operaciones con trascendencia tributaria, si luego establecemos operaciones comerciales con empresas que no cumplen las mismas premisas.
Muchas veces estas razones son las que explican que algunas empresas exijan el cumplimiento de normas ISO de calidad, pero no debemos irnos hasta este extremo sobre todo cuando hablamos de pequeñas empresas y/o autónomos.
Nos referimos a poner en cuestión y evitar la relación con empresas que nos ofrecen servicios sin factura o que a su vez nos piden que sea nuestra empresa la que realice un servicio o venda un producto sin la correspondiente factura o siendo esta por un importe inferior.
Huyamos de esas prácticas.
Igualmente pueden surgir situaciones de riesgo cuando, como consecuencia de lo anterior, se mueven flujos de dinero en efectivo superiores a lo que la legislación permite, que a la fecha de publicación de este artículo es de 2.500 euros, con previsiones de que esta cifra baje a 1.000 euros.
Tenemos que pensar que prestarnos a estas prácticas, además de no ser legales, pueden conducirnos a sufrir una inspección de Hacienda por causa de las empresas con las que estamos realizando estas transacciones.
Hoy en día la Agencia Tributaria tiene sistemas informáticos muy potentes y avanzados que permiten el cruce de datos y detectar gran variedad de operaciones que puedan ser susceptibles de ser investigadas.
Esos sistemas están nutridos tanto por la información que todas las empresas y particulares deben proporcionar a través de diversos modelos fiscales, como por los suministrados por entidades bancarias y otras organizaciones como puedan ser los registros mercantiles o de la propiedad, comunidades y ayuntamientos.
También estos sistemas informáticos son capaces de rastrear webs que les den indicios de actividades que no están siendo declaradas correctamente, como son las webs de alquileres. Ello sin contar con otras fuentes de información como son las empresas de consumos energéticos o el mismo trabajo de campo que realizan los funcionarios de la inspección de Hacienda.
¿Cómo sobrevivir a una inspección de Hacienda?
Si pese a todos estos consejos te ha tocado una inspección aleatoria, no desesperes.
El proceso de una inspección puede ser bastante más llevadero siempre y cuando tengas tus cuentas bien organizadas y accesibles.
Guarda toda la información en un lugar accesible para ti
Como sabes, Hacienda nos obliga a guardar las facturas, libros, documentos... durante 6 años ya que, durante este período, todavía pueden ser sujeto de una inspección.
Dependiendo del volumen de negocio de tu empresa, toda esta información puede llegar a ocupar mucho espacio y es extremadamente difícil de organizar, por lo que cada vez más empresas optan por el almacenamiento en la nube.
Este no ocupa espacio físico, es accesible desde cualquier lugar y es mucho más seguro que el papel.
Los documentos que guardes en la nube no se pierden, no se arrugan, no pierden calidad... Al contrario, te resultará mucho más fácil guardarlos y acceder a ellos cuando lo necesites.
“Una forma molt personal d’entendre les empreses i els emprenedors”
Llav@-neres
Assessoria i Gestió