Seguro que, al ver tu nómina, te has preguntado alguna vez qué son esas retenciones y deducciones que aparecen desglosadas, y que reducen la cantidad que cobras.
Entender nuestra nómina no es nada fácil, pero existe una serie de circunstancias que influyen a la hora de que la empresa aplique una mayor o menor retención a tu salario, tales como tu situación familiar o si tienes algún familiar a cargo, los devengos salariales aproximados y los tramos a pagar dispuestos por la Agencia Tributaria.
Cada mes, la empresa aplica unas retenciones en la nómina a cuenta del pago del IRPF del ejercicio fiscal en curso, así como por otros conceptos relacionados con la Seguridad Social, como el desempleo o la jubilación.
Todas estas retenciones y pagos a cuenta son un trámite que la empresa debe practicar cada mes en la nómina de cada trabajador y que a ti como empleado te conviene conocer.
Esta cantidad es como un anticipo del pago por el IRPF, y es un trámite que la empresa debe practicar cada mes.
Para muchas personas este concepto en la nómina es un verdadero misterio que genera dudas e inagotables preguntas a la empresa.
La mecánica para hacerlo es sencilla y en este artículo repasamos cómo calcular las retenciones en la nómina.
¿Qué son las retenciones y deducciones en la nómina?
En la nómina de cada mes aparecen los conceptos de retenciones del IRPF y deducciones a la Seguridad Social.
¿Qué son estos conceptos?
Las retenciones del IRPF hacen referencia al dinero que Hacienda aparta de la nómina en previsión a lo que te tocará que pagar al hacer la declaración de la renta.
Es como un anticipo que todo hijo de vecino hacemos a la Agencia Tributaria en base al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Como se suele decir, la declaración de la renta sale a pagar cuando las retenciones del IRPF en la nómina son menos de lo que nos corresponde.
En el caso contrario, cuando han sido más altas de que correspondería, sale a devolver.
Por otra parte, las deducciones a la Seguridad Social permiten costear los servicios de la Seguridad Social, como son ls prestaciones por desempleo, la formación profesional y las cotizaciones por enfermedades o accidentes laborales.
¿Cómo se realiza el cálculo de las retenciones?
El cálculo de las retenciones en la nómina se realiza en base a las tablas del IRPF y de deducciones fijadas por Hacienda cada año.
Tu empresa deberá tener en cuenta:
• Las condiciones particulares del trabajador (situación familiar, familiares a su cargo, grado de discapacidad, etc.). Estas condiciones permiten reducir la cantidad a pagar por tener a cargo familiares mayores de 65 años, por su situación familiar, grado de discapacidad y otra serie de situaciones.
Como norma general, a mayores cargas familiares, menor cantidad se paga por el IRPF. Por eso, es importante comunicar a la empresa lo antes posible cualquier variación que se pudiera para que proceda a actualizar la retención que nos aplica en la nómina.
Por ejemplo, si nos casamos o si tenemos un hijo. En estas situaciones habrá que regularizar el tipo de retención y recalcular la cuota de retenciones.
• Los devengos salariales estimados. Los devengos salariales son la cantidad de dinero que percibimos por prestar nuestros servicios a la empresa, incluyendo los complementos salariales, las horas extraordinarias, el salario en especie y cualquier gratificación.
No se consideran devengos salariales y, por tanto, no tributan por IRPF, los gastos que anticipa el trabajador, como el pago de una comida, gastos de desplazamiento, etc.
• Los tramos de IRPF correspondientes al ejercicio fiscal que establece la Agencia Tributaria. Estas escalas de retención están recogidas en el artículo 85.1 1º del Reglamento del IRPF.
Teniendo en cuenta estos tres factores, se calcula el importe íntegro de la retribución, se restan los importes excluidos y se calcula la base de retención. Cuando tenemos la base de retención, se aplica la escala del IRPF correspondiente.
El tipo de retención nunca podrá ser negativo ni inferior al 2% en los contratos de menos de un año de duración, ni inferior al 15% si son relaciones laborales especiales de carácter dependiente.
Por otra parte, se pueden aplicar tipos de retenciones diferentes en casos especiales, como consejeros y administradores, colaboraciones con la compañía, atrasos de ejercicios anteriores, trabajadores en régimen especial de impatriados, o ante rendimientos del trabajo obtenidos en Ceuta y Melilla.
Para poder hacer un estimado, en la web de la Agencia Tributaria existe un apartado específico para el cálculo de las retenciones en la nómina, en función de tu situación personal y el salario bruto.
¿Cómo solicitar que aumenten las retenciones en la nómina?
El porcentaje de retención no es inamovible y varía en función del sueldo bruto y también de las circunstancias familiares.
Así es como las empresas aplican la retención correspondiente al cálculo de ingresos anuales de su trabajador.
Hay ciertos casos como, por ejemplo, tener varios contratos o cambiar de empresa y pagador, que descuadren la retención y la declaración de la renta termine saliendo a pagar.
Es por eso que se puede solicitar una retención superior para evitarlo.
Bastará con hacer esta solicitud por escrito a nuestra empresa. De hecho, si se hace con cinco días de antelación a la realización de las nóminas estarán obligados a aplicar la nueva retención solicitada.
Salvo renuncia por escrito, esta retención será la que quede fijada durante los próximos años. Puede cambiar en el caso de que haya un aumento de salario y se vean obligados a aplicar un tipo superior.
Ten en cuenta que lo que no se puede solicitar es una retención inferior a la que corresponde. En caso de que lo hagan, Hacienda puede solicitar las retenciones no recibidas y hasta aplicar una sanción.
En cuanto al porcentaje que se debe aplicar, es importante hacer una proyección de lo que se ingresará hasta final de año. Una vez tengas los datos, hacer el cálculo en el simulador de retenciones de IRPF de la Agencia Tributaria.
Cambios en las retenciones en 2021
Las retenciones en 2021 mantienen la línea de los años anteriores, pero con un par de modificaciones:
1. Se añade un último tramo en las retenciones que afecta a las bases de retención que superan los 60.000 euros.
2. Pasa del 45 al 47% el tipo marginal máximo de retenciones.
3. Se elevan las retenciones de los trabajadores desplazados del territorio de España.
Conocer cómo se calculan las retenciones en tu nómina te interesa porque puede ayudarte a saber si la retención que se te aplica cada mes es correcta o si debes pedir algún ajuste.
En función de las retenciones adelantadas, pagarás más o menos en el IRPF.
En el caso de que te hayan retenido más de la cuenta, Hacienda te devolverá la diferencia. Por otra parte, en el caso contrario, habrás de pagar la diferencia a la AEAT.
Recuerda que el pago de retenciones solo es un pago adelantado del IRPF, no pagarás más o menos a final de año.
Lo que no pagues a través de la nómina, tendrás que hacerlo posteriormente a la hora de hacer la declaración. Así que elige la forma que más se adapte a tus necesidades y estilo de vida.
Indemnizaciones por despido
No ocurre lo mismo con las indemnizaciones por despido que paga la empresa al rescindir el contrato de un trabajador. Este tipo de indemnización sí que tributa independientemente del tipo de despido y del motivo, aunque están sujetas a una fiscalidad especial. En concreto, hay una parte de ese dinero que está exenta y no hay que incluir en la renta.
La Seguridad Social en la nómina
Las cotizaciones sociales son el segundo concepto que deduce el líquido a pagar en la nómina. A diferencia del IRPF, las cotizaciones sociales no tienen en cuenta las circunstancias personales del trabajador, pagándose siempre el mismo porcentaje, una parte a cargo de la empresa y otra a cargo del trabajador.
Deducciones de la seguridad social
Estas deducciones sirven para costear los sistemas de la Seguridad Social.
Esto incluye la cotización por desempleo, la formación profesional y las cotizaciones por enfermedades o accidente laboral, que forman parte de las contingencias comunes.
Además, la base sobre la que se calculan nos permite conocer cuál será nuestra base de cotización de cara a la jubilación.
Cuáles son las deducciones de la Seguridad Social
Hay varios conceptos por los que un trabajador tiene que cotizar a la Seguridad Social. Todos ellos se deducirán o restarán del salario bruto en cada nómina.
Son los siguientes:
Desempleo
El porcentaje a deducir depende del tipo de contrato. Los contratos indefinidos, en prácticas o el contrato de relevo suponen 1,55 % de la base de cotización. El porcentaje en los contratos de duración determinada sube al 1,6 %.
Contingencias comunes
Supone el 4,70 % de la base de cotización sin incluir las horas extraordinarias. Se destina a cubrir la incapacidad laboral por enfermedad común, la jubilación, la baja por maternidad y paternidad, los accidentes laborales o la asistencia sanitaria.
Formación profesional
Supone un 0,10 % de la base de cotización y sirve para que la empresa pueda formarte.
Horas extra
Cotización adicional horas extraordinarias
La deducción de la Seguridad Social por las horas extraordinarias de fuerza mayor es del 2 % de la base de cotización.
Resto de horas extraordinarias
La deducción por estas horas extraordinarias es del 4,70 % de la base de cotización.
Fogasa
Las aportaciones al Fondo de Garantía Salarial son un 0,2 % de la base de cotización y es el empresario quien las abona. Y es que la función de este organismo es la de pagar los salarios e indemnizaciones pendientes de los trabajadores en caso de insolvencia de la empresa.
Es importante aclarar que las deducciones a la Seguridad Social se aplican sobre la base de cotización y no sobre la base del IRPF.
La base de cotización varía en función del tipo de contrato, del régimen de la Seguridad Social y de la categoría profesional (esto es lo que técnicamente se conoce como el grupo de cotización).
Normalmente aparece al pie de la nómina bajo el concepto de “Determinación de las B. de Cotización a la SS y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa”.
Además de estas deducciones, la empresa también sumará deducciones sobre las retribuciones en especie, como el coche de empresa, la vivienda que paga la empresa al trabajador o préstamos en condiciones preferentes, por poner tres ejemplos.
Un ejemplo de cómo se calculan las deducciones de la Seguridad Social
Una persona con un salario anual bruto de 34.000 € y que en este caso vamos a establecer que cotice en el grupo 5 (oficiales administrativos) con un contrato indefinido a tiempo completo.
Así se distribuirían mensualmente esas cotizaciones a la Seguridad Social una vez prorrateado el salario a 12 pagas el resultado es una base de 2833,33 € al mes.
Si el resultado hubiese sido inferior a la base mínima o máxima del grupo de cotización (1055 € y 4070,1 €), habría que tomar esas cifras para calculas las deducciones. Como no es el caso, hay que usar la base resultante.
Con esos 2833,33 € mensuales, esta es la parte de la nómina que se descontará para los pagos a la Seguridad Social.
Concepto Porcentaje Cantidad
Contingencias comunes 4,7 % 133,16 €
Formación profesional 0,1 % 2,83 €
Desempleo 1,55 % 43,91 €
Total 6,35 % 159,90 €
Cómo calcular las deducciones a la Seguridad Social en la nómina
Las deducciones de la Seguridad Social se calculan de la siguiente forma.
Se suman los porcentajes de todos los conceptos que acabas de ver, desde la cotización por desempleo hasta las horas extraordinarias.
Se aplica el porcentaje resultante a la base de cotización del empleado.
Al final, la nómina contiene muchos datos útiles que se pueden aprovechar para la planificación financiera.
Las retenciones de IRPF dan una pista de cuál puede ser el resultado de la renta y las deducciones de la Seguridad Social de lo que se paga por cada concepto.
Estos datos te ayudarán a tomar mejores decisiones y a saber a qué se dedica el dinero de tu salario que no va a parar a tu bolsillo.
"Un buen asesor no es quien ayuda a pagar menos sino quien evita los futuros problemas con Hacienda"
Llav@-neres
Assessoria i Gestió