¿Alguna vez has escuchado el refrán “el dinero fácil viene fácil, pero también se va fácil”?
Este dicho no podría ser más cierto en el mundo de los negocios.
El entorno económico con el que se relaciona una empresa acostumbra a ser complejo: clientes, proveedores, Administraciones Públicas, socios, competidores... Y para que una empresa prolongue en el tiempo su actividad, es necesario optimizar el control de ingresos y gastos.
Este es un principio para cualquier entidad, ya sea una pequeña startup, una pyme, unos servicios de un autónomo profesional, etc.
Una gestión financiera eficiente es esencial para garantizar la buena marcha de la empresa y su capacidad para adaptarse y responder ante las cambiantes condiciones económicas.
¿Qué son los ingresos y gastos de un negocio?
Esta pregunta puede parecer muy sencilla, pero en el día a día de una empresa a veces se pueden generar confusiones. Para llevar un buen control de ingresos y gastos, en primer lugar, hay que diferenciar bien los siguientes términos:
• Ingresos: Se corresponden normalmente con las ventas de productos y servicios, y se tienen en cuenta en el momento en el que emites la factura correspondiente o realizas la operación.
• Cobros: El cobro es el movimiento de tesorería que permite que la factura emitida previamente (ingreso), se convierta en dinero en efectivo, sea por caja o por banco.
• Gastos: Al igual que los ingresos, los gastos se producen en el momento en que se genera la factura o la operación correspondiente. Suelen ser más variados que los ingresos, ya que aparte de las compras, pueden producirse por la remuneración del trabajo al personal, la amortización del inmovilizado o el interés generado por un préstamo.
• Inversiones: Tienen muchas similitudes con los gastos y, de hecho, a veces se confunden con ellos, pero tienen dos características fundamentales que las definen.
La primera es que se adquieren con el objetivo de que permanezcan más tiempo en la empresa, ayudando a realizar la actividad, y la segunda es que suelen corresponderse con importes elevados
• Pagos: Son los movimientos de tesorería que se corresponden con la salida de efectivo para liquidar las obligaciones de pago generadas por los gastos y las inversiones.
Además de que no siempre coinciden en el tiempo, para el control de ingresos y gastos debes tener en cuenta que los cobros y pagos de facturas suelen llevar impuestos indirectos (como el IVA) que no se consideran ingresos ni gastos, así que tampoco tiene por qué coincidir el importe cobrado con el ingreso ni lo pagado con el gasto o la inversión.
Estas son dos razones (aunque no las únicas) por las que no es buena idea llevar el control de ingresos y gastos de tu empresa basándote solo en los extractos de los bancos.
Tipos de ingresos y gastos a controlar
Aunque es fundamental controlar todos los aspectos financieros de una empresa, algunos tipos de ingresos y gastos requieren especial atención. Las ventas, por ejemplo, deben ser monitoreadas en detalle, desglosando las categorías y líneas de negocio para evaluar su desempeño y evolución. De manera similar, los gastos deben ser clasificados minuciosamente, desde los costos de personal hasta las facturas recurrentes, con el propósito de entender el flujo financiero y detectar posibles ineficiencias.
Además, es esencial considerar el registro y la justificación de gastos mediante facturas y comprobantes de pago. La pérdida de estos documentos puede impedir la deducción fiscal de gastos, lo que afecta directamente a la rentabilidad de la empresa. Soluciones tecnológicas, como aplicaciones de escaneo y registro de tiques, emergen como herramientas vitales para ayudar a reunir los justificantes de gastos (que luego deberán ajustarse con la aplicación de los criterios de la Agencia Tributaria para aceptación o no.
O por otro lado, la contratación de un gestor quien a través de su experiencia, podrá analizar tu negocio con su perspectiva empresarial.
Por qué es importante llevar un control de ingresos y gastos de un negocio
Las empresas siempre han tenido que controlar de una forma u otra lo que ingresan y lo que gastan. Esto es así porque para saber si puede seguir adelante necesita conocer sus resultados, que se obtienen de la diferencia entre los ingresos y los gastos de un periodo concreto.
No solo eso, sino que también necesitas saber cuáles son los orígenes de esos resultados, es decir, cuáles son las líneas de negocio, productos, servicios o proyectos que son rentables y que hacen que la empresa funcione.
Hay muchos casos de empresas que tienen resultados positivos de forma global porque algunas de sus líneas son rentables, aunque otras no lo sean.
Los problemas vienen cuando en un momento determinado, por ejemplo, en una crisis económica, se reducen las ventas de las líneas rentables y afloran las pérdidas ocasionadas por las no rentables.
Da igual que seas autónomo, pyme o gran empresa: el control de ingresos y gastos debe existir siempre, ya que es la clave para saber si tu negocio funciona correctamente y poder actuar con rapidez en caso de imprevistos.
¿Qué tipos de ingresos y gastos deben controlarse?
Aunque el control de ingresos y gastos debe realizarse sobre todos los movimientos que afecten a la contabilidad de la empresa, hay algunos de ellos que requieren especial atención.
Dentro de los ingresos, las ventas sin duda necesitan un control específico que te permita conocer su evolución y su composición.
Es conveniente que separes las ventas en cuentas diferentes, de tal forma que puedas analizar su evolución por línea de negocio o por otras variables que te interesen.
Y con los gastos ocurre lo mismo: conviene clasificar correctamente las cuentas de gasto para que te den la información que necesitas.
Por ejemplo, es interesante tener cuentas de coste de personal diferentes para cada departamento, porque te permitirá conocer el coste de cada uno de ellos siempre que lo necesites.
Las compras y otros gastos que vienen mediante factura también suponen un desembolso importante para cualquier empresa, y hay que registrarlos adecuadamente para que el resultado de la empresa sea real.
¿Cómo se hace un informe de ingresos y gastos?
Lo primero que le debes pedir a un informe de ingresos y gastos es que sea útil. Debe contener la información necesaria y relevante que te sirva para analizar e interpretar la evolución de tu empresa. Para ver la evolución, lo mejor es que el informe contenga datos mensuales.
Además, debe estar estructurado de manera que puedas extraer fácilmente los diferentes resultados (bruto, neto, EBITDA, ...) y puedas saber si estás cubriendo adecuadamente los costes y cuál es el beneficio.
Los gastos en una empresa se obtienen de diferentes fuentes: facturas, nóminas, cargos bancarios, cuadros de amortización de préstamos, etc...
De esa manera tendrás toda la información organizada en un mismo lugar y será mucho más fácil no sólo el control de ingresos y gastos sino también la obtención de informes.
Optimiza la gestión de gastos de tu empresa
Establece un presupuesto
Realizar un presupuesto es la clave para reducir los costes innecesarios de una empresa. Es la referencia principal para evaluar las acciones y decisiones y analizar los resultados. Debe ser realista, contando con todos los gastos fijos con los que cuenta la empresa y las principales vías de ingresos.
Evalúa los gastos y reduce los costes de la empresa
Hay que analizar todas las compras en las que incurre una empresa, gracias a una primera elaboración del presupuesto, para así comprender el origen y función de todas. Tras esto, es esencial una revisión y control, para analizar qué partidas puede ahorrarse y cuáles destinarse a otro tipo de gastos más necesarios dependiendo del momento en el que se encuentre la empresa.
Establece una política de gastos
La política de gastos de una empresa es el conjunto de reglas que deben seguirse para un buen funcionamiento de las finanzas de la misma, donde se recogen las reglas y los límites de los gastos, por ejemplo. La aplicación de una política de gastos de la empresa permite:
• Asegurar que todos los empleados siguen el mismo proceso para la gestión de los gastos profesionales
• Recopilar datos para elaborar informes de contabilidad y análisis sobre los patrones de gastos de las empresas
• Centralizar el proceso de gestión de los gastos y ajustar reglas que perduren en el tiempo
Una vez que se establezca una política de gastos eficaz para la empresa, esta debe darse a conocer entre todos los empleados y recoger sus impresiones y posibles sugerencias por si hubiera que adaptarla aún más a las necesidades de todos. Recordemos que una buena gestión de gastos es trabajo de todos los actores de una empresa.
Digitalización de los documentos
Invertir en tecnología es siempre un punto a favor para todo tipo de negocios. Olvidar los archivos físicos como facturas, recibos e informes financieros supone un ahorro de espacio y tiempo muy importante para la salud de la empresa. Además, esto facilita en gran medida el acceso a los documentos, trayendo consigo una mejor gestión de los gastos y un aumento de la productividad.
Motivar a los trabajadores
Como hemos dicho, la gestión eficaz de gastos de una empresa tiene que ver con todos los implicados en la actividad profesional. Por eso, mantener a los empleados contentos y motivados es otro de los puntos clave. Ya sea premiándolos si se cumple con el presupuesto u ofreciéndoles el reembolso de gastos de manera rápida, los empleados verán que a menor gasto hay un mayor rendimiento en la empresa.
Y es que cuando una empresa tiene un presupuesto bien definido, los objetivos serán más fáciles de alcanzar, y ello trae consigo numerosas ventajas financieras que pueden verse recompensadas en todos los trabajadores de la misma.
Pero esto no es todo, ya que además de motivar a los empleados, la formación es otra de las ventajas que un buen control de gastos puede traer a la plantilla. Invertir en formar a los trabajadores para que estén al día en un mercado tan competitivo puede ser una clave diferenciadora respecto a otras empresas de la competencia.
Un ahorro de dinero gracias a un buen presupuesto ofrece oportunidades de retener talentos en las empresas, ya sea con recompensas o con programas de beneficios, para conseguir una plantilla comprometida con sus objetivos, contenta y trabajadora.
Sé constante en el control de ingresos y gastos
La mejor manera de optimizar el control de ingresos y gastos es que registres los movimientos de una manera sistemática y organizada (además de tener en cuenta la periodificación de ingresos y gastos).
Tradicionalmente, las hojas de cálculo (por ejemplo, Excel) han cumplido una función muy importante en este control, sobre todo en pymes y autónomos, ya que las aplicaciones específicas solían tener un precio elevado y además exigían tener ciertos conocimientos contables.
El principal problema de las hojas de cálculo es que se pueden producir errores porque normalmente son de diseño interno y, con el tiempo, se pueden desconfigurar algunas fórmulas importantes.
No obstante, siguen siendo imprescindibles como herramienta auxiliar.
Aun así, todavía siguen siendo necesarios los conocimientos contables, al menos para establecer los criterios y procedimientos.
Por ejemplo, debes conocer la diferencia entre un gasto y un inmovilizado, o saber que tienes que distinguir entre el corto y el largo plazo para registrar un préstamo.
Ayúdate con la conciliación bancaria
La conciliación te permite detectar diferencias y errores en el registro de ingresos y gastos. Si haces la conciliación diaria o, al menos, semanal, tu control de ingresos y gastos será mucho más preciso.
Automatiza facturas y gastos recurrentes
Otra función muy útil es la recurrencia de facturas y gastos, es decir, que puedas registrar de una forma rápida y, sobre todo, sistemática los gastos que se producen periódicamente, como pueden ser las nóminas, facturas de electricidad, comunicación, gestoría, etc. Esto también mantendrá tu control de ingresos y gastos al día.
Registra los tiques de gastos
Uno de los agujeros negros de los gastos suele ser el generado con los tiques y gastos con tarjeta. Muchos de los justificantes de estos gastos se pierden por el camino y es difícil después conseguir duplicados. El problema es que sin justificante, el gasto no es deducible fiscalmente. En algunas empresas esto puede suponer una cantidad considerable.
La solución pasa por las aplicaciones específicas para escanear o registrar tiques. Suelen ser también aplicaciones en la nube, con apps muy prácticas en el móvil y con reconocimiento automático de la información (fecha, importe, etc...) para que el usuario no tenga que intervenir demasiado y no le resulte tedioso.
En general, podemos decir que llevar un control adecuado de ingresos y gastos es cada vez más sencillo.
¿Cómo se tratan los gastos en la contabilidad?
Un control regular y eficiente de los gastos es esencial para las finanzas de una empresa tanto a medio como a largo plazo.
Es imprescindible que los datos financieros estén actualizados y muestren la realidad de las cuentas de la empresa. Tener una buena salud financiera es sinónimo de toma de buenas decisiones desde los departamentos contables.
Llevar una gestión mensual o incluso diaria de los gastos permite que todos los costes asociados a la empresa se mantengan dentro del presupuesto establecido, y así evitarás malentendidos en el futuro.
Así también se pueden corregir las deficiencias de los planes financieros establecidos y ajustar los límites de gastos para no excederlos.
Todos los departamentos de la empresa, cada uno con su responsable, deben tener una idea de los movimientos que se producen, de los proyectos realizados y por realizar y sobre todo de los ingresos.
Así es más fácil que la parte contable pueda llevar un control eficiente de los gastos de la sociedad.
Controlando los costes, una empresa puede ahorrar dinero en varios sectores, para así invertirlo en otros ámbitos, en otros proyectos, departamentos o fondos de inversión.
Además, a final de año, se gestiona mejor el proceso de cierre de cuentas y el ejercicio impositivo.
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