Las inspecciones de trabajo son como una lotería: no son habituales, pero si te toca, te toca, y hay que estar preparado para afrontarlas y salir airosos del trance.
De hecho, en los últimos tiempos el número de inspecciones de trabajo ha aumentado como medio para luchar contra la creciente economía sumergida en España.
Según fuentes de la Inspección de Trabajo, a fecha 30 de junio de 2014, el número de visitas llevadas a cabo por la Inspección de Trabajo en 2014 ha sido de más de 215.000, de las cuales se han levantado aproximadamente 41.000 actas de infracción, la gran mayoría de ellas por temas relacionados con el incumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social.
Por ello, aun suponiendo que toda nuestra actividad está dentro de los límites de la legalidad, más vale estar prevenidos y conocer cómo actuar antes y durante una inspección de trabajo, para evitar sanciones y problemas futuros.
Con la visita de un inspector o subinspector de trabajo, en muchas ocasiones se tiende a pensar que alguien nos ha denunciado.
Pues bien, no siempre tiene que ser este el motivo de la visita.
La función de los inspectores es controlar y vigilar que las empresas y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas que exige la ley, y de asesorar e informar a los mismos en materia laboral y seguridad social, por lo que cualquier empresa puede recibir en cualquier momento una visita tanto esperada como inesperada de un inspector de trabajo, o subinspector de empleo.
Cualquier empresa o negocio puede ser susceptible de recibir la visita de un inspector de trabajo, sin necesidad de que haya un preaviso.
De hecho, no es necesario que nadie haya denunciado a nuestra empresa a la Seguridad Social para recibir al inspector de trabajo en nuestro centro de trabajo, ya que las inspecciones son un procedimiento rutinario.
Si realizan una en nuestra empresa es importante conocer tanto los derechos como las obligaciones que tenemos, pues nos encontraremos bajo la supervisión de figuras con autoridad, que procuran el cumplimiento de las normas de orden social, regulada por la Ley 42/1997 (LIT)
¿Qué se vigila?
Al ser esta ley la que dicta qué normas serán vigiladas por las inspecciones, debemos saber que no solo se analizará todo lo relacionado con la legislación laboral, sino también en lo relacionado a la Seguridad Social, a la prevención de riesgos laborales, a la protección social, protección por desempleo, cooperativas, trabajo de extranjeros, mediación y conciliación, etc...
En lo relativo a la prevención de riesgos laborales la inspección contará con la ayuda de los técnicos de la comunidad autónoma donde radique el negocio, pudiendo acceder libremente y sin preaviso a las instalaciones para realizar cualquier comprobación oportuna. Tras ello se emitirá un informe.
¿Cómo de vinculantes son estos informes?
Tanto los realizados por los técnicos de prevención de riesgos como los emitidos por los inspectores de trabajo, cuentan con una presunción de veracidad tal y como se nos recuerda en el RD 689/2005.
Por tanto, siempre que el informe se realice sobre la información obtenida en las visitas (cumpliendo con los estándares), sus contenidos serán tomados como ciertos ante la ley.
En bares, restaurantes, tiendas de alimentación; es propio la solicitud del certificado de manipulador de alimentos; algo sencillo de obtener y gratis, que de no disponer de él; es por pura desidia del empresario.
Sobre el acceso a la empresa
Tanto los inspectores de trabajo como el personal de apoyo que le acompañe puede tener acceso a cualquier instalación o centro de trabajo sin previo aviso (excepto instalaciones militares), pero además pueden exigir que algún trabajador le acompañe en la visita, ante lo cual quedará obligado a ello.
Si por otro lado es el trabajador, o representante de los trabajadores u otra figura, el que se ofrece a ello, el inspector podrá rechazarlo si lo considera oportuno.
En cualquier caso, el acceso a las instalaciones está limitado indiscutiblemente por el derecho constitucional a la inviolabilidad del domicilio, que prevalecerá por encima de cualquier consideración de la inspección de trabajo salvo cuando se observen indicios de que se estén poniendo en peligro derechos fundamentales.
Entonces el funcionario debería acudir a las fuerzas de orden público.
Si tu centro de trabajo coincide con tu domicilio, en ese caso si deberá tener tu consentimiento o bien una autorización judicial para entrar.
¿Los inspectores están obligados a identificarse?
Realmente la inspección puede empezar antes de que el empresario se entere, ya que puede ser preciso asegurar el éxito de la inspección.
En este caso no podrán hacerlo con la misma libertad que cuando se produce la identificación, teniendo que hacerse pasar por posibles clientes, proveedores, etc... así, se comprobarían horarios, condiciones laborales y se podrían ver las instalaciones.
Siempre debe estar el calendario laboral a la vista de los trabajadores, una tontería que miran a la primera.
En definitiva, el inspector puede empezar su análisis en el anonimato sin tener un acceso privilegiado, luego puede identificarse para acceder a las instalaciones (deberá hacerlo si lo solicitamos mediante documento oficial expedido por la Autoridad de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social), pero no podrá acceder a un domicilio particular sin autorización judicial.
Obtención de pruebas
Un inspector que haya accedido a la empresa tiene el derecho y la obligación de analizar toda la actividad sujeta a inspección, abriendo las diligencias, pruebas o exámenes que considere oportunos.
Esto incluye las claves para acceder a los ordenadores.
Nuestro deber como empresarios es colaborar, proporcionando toda la documentación requerida más el acceso a las instalaciones y al material que necesite revisar el funcionario, como recibos de salarios, libros de registros, programas informáticos, contabilidad, etc...
Este podrá sacar fotografías, muestras, vídeos y cualquier otro registro. El empresario no está obligado a tomar estos registros, pero si contamos con ellos debemos entregarlos.
En este caso, la información solo podría ser entregada por las personas responsables y con autoridad en la empresa, por lo que si en el momento de la inspección sorpresa estas no se encuentran presentes, no se podrá acceder a cierta información en el momento.
En caso de que la visita fuera pactada, la ausencia del personal responsable se podría considerar una obstrucción.
Si algunos de los documentos o personas autorizadas no se encuentran actualmente en la empresa, el inspector podrá citar a la empresa para la entrega del material necesario en la dependencias de la inspección.
Hay es donde debemos intentar dirigir la Inspección, que levante acta de lo que falte. Ante la Inspeccion de Trabajo; no estaré en Cadiz, como escribí en la Inspeccion de Hacienda; vuestro gestor debe acudir de inmediato ante una Inspección, siendo el quien tome las riendas y no el empresario.
El inspector también podrá solicitar que se identifiquen todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo.
Si se ha tenido la precaución de remitir el DNI, a vuestro gestor; este en cuanto se le notifique que esta la Inspección en el centro, puede remitir vía e-mail las altas correspondientes con fecha anterior; suele ser efectivo.
Ahora bien, la presentación del DNI será responsabilidad de cada trabajador ya que el empresario no cuenta con la autoridad necesaria para obligarles.
También podrá tomar declaración a los trabajadores y al propio empresario, aunque estas palabras no se darán inmediatamente como ciertas sino que se registrarán en las actas.
Cualquier indicio de irregularidades que no estén relacionados con las competencias de la inspección, podrá ser comunicada por el funcionario a la administración correspondiente para que investigue los hechos.
Si considera que existen posibilidades de que se destruyan pruebas o de que se alteren los documentos físicos o informáticos, así como si se determina que pueden existir probables causas de riesgo laboral, podrán establecerse medidas cautelares para evitarlo, dejando constancia en los libros de visita de la compañía.
Además, el empleador deberá tener en cuenta que la inspección laboral podrá realizarse a cualquier hora del día o de la noche y sin previo aviso, en todo centro de trabajo, siempre que coincida con los horarios de funcionamiento de la empresa.
Por esta razón, recomendamos colocar debidamente el calendario laboral en un
lugar visible de su establecimiento, indicando las horas en que se inicia y termina la
jornada de trabajo, así como el horario del bocadillo.
Facultades del inspector de Trabajo
Solicitar información correspondiente a la materia inspeccionada, al sujeto o
empresa inspeccionada o a su personal.
Revisar la documentación y los libros de la empresa con relevancia en el tema
inspeccionado.
Obtener copias, muestras, fotografías, videos, grabaciones, levantar croquis y
planos, previa notificación al representante de la empresa.
Aconsejar y recomendar la adopción de ciertas medidas, a fin de promover el
cumplimiento de las normas socio laborales.
Entrevistar a trabajadores, delegados de personal, o a cualquier sujeto vinculado al centro de trabajo, en la medida que resulte necesario para obtener mayor información a fin de esclarecer los hechos materia de investigación. (p.ej. sobre horarios de trabajo, sobre horas extras, sobre la forma de cobro de la nómina (en efectivo, cheque o transferencia, etc.)
Aquí radica una de las claves del éxito de los Inspectores, el trabajador tiene que saber muy bien que debe decir, ¿cobra a través de Banco o efectivo? ¿Cuándo se queda por la noche cobra nocturnidad? etc
Documentos que puede solicitarte el inspector de trabajo:
• Libro de visitas
• Recibos de salarios
• Parte de alta y baja de los trabajadores
• El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
• Los justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social.
• Resumen de horas extraordinarias
• Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo
• En el caso de que tengas en tu empresa trabajadores extranjeros, las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
• Escritura de constitución de la sociedad
• Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección, material preventivo de accidentes de trabajo, resultados de los controles de salud, evaluación de riesgos y planificación de la acción preventiva, una relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un dia, etc.
• Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo)
• Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social
• Documento acreditativo del IAE
Mire, aquí los documentos se perderían entretanto agobio, y todos los documentos que me pide, espere que mire otra vez, pero seguro los tiene el Gestor; hemos de conseguir que nos abra un acta y nos permita llevar todos los documentos a Inspección de trabajo; habremos tenido cinco, cuatro, tres días para preparar lo necesario o realizar lo que nos falta.
Reiterando otra vez, la persona que acude, acude con autorización del empresario, pero sin autorización de decisión.
Infracciones
El inspector está sujeto a algunas obligaciones clave, como son la exigencia de imparcialidad y objetividad, el deber de sigilo (no podrán desvelar la identidad del denunciante, por ejemplo) y la no existencia de intereses directos o indirectos relacionados con la empresa inspeccionada.
El empresario no puede negarse a una inspección de trabajo y si lo hace, o si se ponen impedimentos para la correcta realización de la misma, podrá ser sancionado por obstrucción, además de lo que pudiera corresponder a los incumplimientos detectados en ella.
Si los responsables no pueden acudir a una citación emitida por alguno de los inspectores, podrá comunicarse con ellos con tiempo de antelación suficiente para solicitar una segunda citación, pero en ningún caso será tolerada una falta no pactada y aceptada por el funcionario.
Las actividades destinadas a la obstrucción se consideran graves (multas de entre 300,52 y 3005,06 euros), menos aquellas que tengan la consideración de leves o muy graves.
Respecto a las leves (multas de entre 30,05 y 300,51 euros), hablamos del retraso en la presentación de información o comparecencia y la falta de libro de visitas.
Respecto a las muy graves (multas de entre 3005,07 y 90.151,82 euros), nos encontramos con las acciones destinadas a impedir la entrada o permanencia en la empresa a los inspectores y/o a los subinspectores, la no identificación ni explicación de la presencia de las personas que estén dentro de la empresa realizando algún trabajo, las amenazas o coacciones a los inspectores o la reiteración de obstrucciones graves.
Por tanto si te levantan un acta de infracción ten en cuenta que no está todo perdido y se puede alegar, ya que la inspección lo que hace es proponer una sanción a la Autoridad, y estás en tu derecho de hacer las alegaciones que consideres oportunas para que sea la Autoridad quien decida si has cometido tal infracción o no.
Además debes revisar la notificación que recibas para comprobar que no contiene erratas, ya que el inspector puede haberse equivocado, y una notificación defectuosa puede anular el procedimiento.
Por ejemplo si han pasado los 10 días hábiles desde que la inspección te levantó el acta (no lo confundas con la fecha en la cual recibiste la visita del inspector) puedes anular el procedimiento.
¿Qué ocurre si no se cumple con Ley de Prevención de Riesgos Laborales?
Cuando el Inspector de Trabajo detecta la existencia de infracciones sobre la normativa de prevención de riesgos laborales puede requerirte como empresario para la subsanación de las deficiencias observadas, además de llevar a cabo la propuesta de sanción que corresponda según el caso.
Se te indicará por escrito las anomalías o deficiencias apreciadas indicando el plazo para su subsanación.
Si no subsanas las anomalías detectadas por el inspector y persisten los hechos, el inspector en caso de no haberlo hecho, te levantará el acta de infracción por dichos hechos.
Pasos que debes seguir cuando recibas la notificación de sanción
Cuando recibas la notificación del acta infractora debes:
• Comprobar que la notificación es correcta.
• Revisar el acta para comprobar si los hechos que expone son insuficientes o para saber a la conclusión a la que ha llegado el inspector para realizar el acta.
• Es muy importante que cuando presentes el escrito de alegaciones, si tienes pruebas que acrediten que no has cometido infracción las presentes adjuntas.
• No olvides que tienes derecho a la vista de tu expediente sancionador o al trámite de audiencia
¿Qué ocurre si no recibo la notificación de la sanción?
En el caso de que se rehusé la notificación o bien el destinatario de la misma esté desaparecido del domicilio, la notificación sigue su curso a pesar de ello, por lo que no es nada aconsejable que se den estas situaciones, ya que la Autoridad resolverá, y en la gran mayoría de los casos confirmará la propuesta de sanción hecha por la inspección.
Igualmente te notificarán la Resolución, disponiendo esta vez de un mes para interponer un recurso.
Esperamos haber aclarado el tema.
De todas formas que no cunda el pánico!, que lo que realmente están buscando son aparte de las empresas relacionadas con la llamada “economía sumergida”, temas relacionados con ella, como puedan ser la realización de horas extras cobradas en efectivo y no cotizadas ni declaradas, trabajadores sin dar de alta y que estuvieran cobrando algún tipo de prestación. “falsos autónomos”; categorías incorrectas, atrasos de convenio no declarados ni cotizados, vacaciones en caso de baja por fin de contrato no cotizadas, etc.
El tener un trabajador a dos horas diarias y cobrando el paro; es una campana llamando a misa.
Por tanto si recibes la visita de un inspector no tiene porque ser una tragedia, ya que no siempre sancionan, tan solo tienes que cumplir con tus obligaciones legales.
Una forma molt personal d’entendre les empreses i els emprenadors
Llav@neres Assessoria i Gestio