Requisitos para poder deducir los gastos del vehículo del autónomo
Mensajeros, repartidores, comerciales, transportistas o profesionales dedicados a la seguridad son solo algunos de los autónomos que, por motivo de su actividad, necesitan de un vehículo en su día a día para poder ejercer su labor. Pero hay muchos más.
Por esta razón, debes saber que existen diferentes posibilidades para deducir el IVA y el IRPF de la compra de un vehículo y de los gastos derivados de su uso, siempre y cuando puedas demostrar que es necesario para tu actividad y que lo utilizas para tal fin.
Salvo algunas excepciones, para deducir en el IRPF los gastos relacionados con la adquisición y el uso del vehículo (amortización, reparaciones, carburante, Impuesto de matriculación, seguros, aparcamientos, etc.), es preciso que el mismo se utilice de forma exclusiva en la actividad empresarial o profesional (no siendo suficiente que el uso particular sea accesorio o irrelevante).
Una de las cuestiones más controvertidas con Hacienda es la relativa a la posibilidad de deducir en el IRPF los gastos de un vehículo particular siendo autónomo para la determinación de los rendimientos netos (ingresos menos gastos) de tu actividad económica (empresarial o profesional).
Pues bien, si eres un autónomo debes tener en cuenta que Hacienda pone muchas trabas a la hora de deducir en el IRPF los gastos relacionados con la adquisición y el uso (amortización, reparaciones, carburante, Impuesto de matriculación, seguros, aparcamientos, etc.).
Salvo algunas excepciones, para que dichos gastos sean deducibles en el IRPF, es preciso que el vehículo se utilice de forma exclusiva en la actividad (no siendo suficiente que el uso particular sea accesorio o irrelevante), lo cual es muy difícil de demostrar.
Comenzando por el principio, para acceder a cualquier deducción deberás cumplir con 3 estrictos requisitos:
• El vehículo debe estar indefectiblemente vinculado a tu actividad profesional como autónomo.
• Los gastos deberán estar justificados con facturas o recibos. Después, será la Agencia Tributaria la que valorará la veracidad de las mismas y la que tomará una decisión sobre su validez.
Esto es, las deducciones no serán seguras en todos los casos.
• Todos los costes deben estar registrados convenientemente en el libro de gastos.
Deducciones en el IVA
Dicho esto, hay algunos profesionales que, por la naturaleza de su actividad, podrán desgravarse, siempre, el 100% del IVA que se genere por la compra o utilización de sus vehículos, como por ejemplo los taxistas, profesores de autoescuela, camioneros y mensajeros o repartidores.
Concretamente, Hacienda tipifica los casos de la siguiente forma:
• Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
• Utilizados en servicios de seguridad y vigilancia.
• Vehículos destinados a prestar servicios de enseñanza de conductores o pilotos a través de una contraprestación.
• Turismos para desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
• Utilitarios para la realización de pruebas, demostraciones, ensayos o promoción de ventas.
• Vehículos utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
El resto de los autónomos podrán desgravarse el 50% de los gastos asociados a la compra o mantenimiento.
Pero, ¿qué pasa con el IVA soportado en la adquisición de piezas de recambio, peajes, reparaciones, parking o combustible?
El Articulo 95 de la Ley del IVA aclara que esta deducción sigue el mismo criterio que la compra, es decir, que si el IVA soportado del vehículo es deducible en un 100%, el de los bienes y servicios mencionados anteriormente también lo será.
Si, por el contrario, el IVA del vehículo es deducible en un 50%, este será el porcentaje a aplicar en los gastos.
Deducciones en el IRPF
En el caso del IRPF, la posibilidad de deducciones comparte con el IVA un condicionante, debe estar correctamente acreditado.
Además, el propio Reglamento del IRPF establece que, para poder deducir gastos, los vehículos no deben ser utilizados simultáneamente para actividades profesionales y para necesidades privadas, con la excepción de que esta última sea “accesoria y notoriamente irrelevante”, esto es, que se utilice en días u horas que no tengan la consideración de hábiles.
Cómo demostrar que los gastos están afectos a la actividad profesional
Como hemos comentado, es necesario justificar ante la Agencia Tributaria que los gastos que se pretenden deducir están efectivamente afectos a la actividad laboral. ¿Cómo?
Mediante facturas o recibos, pero también con una lista de los desplazamientos realizados, clientes y ciudades visitadas.
En este punto, si la Agencia Tributaria juzga que estos justificantes no son suficiente, pueden solicitarte incluso correos electrónicos intercambiados con el cliente donde figuren las confirmaciones de reunión, tu agenda de visitas, los presupuestos aceptados donde conste la ciudad o lugar donde se prestará el servicio, justificantes de entrega de mercancía, etc.
Afectación del vehículo a la actividad económica
En relación con los gastos asociados con la utilización del vehículo para la actividad empresarial o profesional, la postura tradicional y mayoritaria ha sido la de considerar únicamente deducibles tales gastos cuando se trate de vehículos afectados a la actividad, entendiendo que existe afectación cuando la utilización del mismo se realice de forma exclusiva en la misma, ya que al ser un elemento patrimonial indivisible, no cabe la afectación parcial.
Para la deducción de cualquier gasto (incluidas las amortizaciones) relativo al vehículo de turismo, la normativa del IRPF exige que dicho vehículo tuviese la consideración de elemento patrimonial afecto a la actividad económica desarrollada por el autónomo, lo cual supone que, estando registrado en los libros o registros obligatorios, sea utilizado de forma exclusiva en dicha actividad económica.
Es decir, para la deducción en el IRPF de cualquier gasto relacionado con la compra de un vehículo o con su uso (amortización, gasolina, aparcamiento, seguro, reparaciones...), Hacienda solicita que el contribuyente pruebe el “no uso” para fines privados.
Pero esto es muy difícil de demostrar ante Hacienda, al tratarse de una “prueba diabólica”, dado que se exige la prueba de un hecho negativo, cual es la no utilización del vehículo para fines particulares o privados, prácticamente imposible de demostrar, por lo que Hacienda no suele permitir la deducción de estos gastos.
Atención. En última instancia, es la Agencia Tributaria quien tiene la última palabra, es decir, el poder decidir si los gastos son deducibles o no.
Pruebas
La deducibilidad o no de los gastos asociados al vehículo es un problema de prueba, que depende de que el contribuyente pueda demostrar, con todos los medios admitidos en derecho, que el vehículo se encuentra afecto de forma exclusiva a la actividad económica, así como que el mismo resulta necesario para la obtención de los ingresos.
En el caso de los turismos que se presuman afectados de manera exclusiva, deberás probar ese hecho ante la Agencia Tributaria.
Si su uso está acreditado debidamente, podrás deducirte todos los gastos anteriormente expuestos. De lo contrario, no podrás beneficiarte de ninguna deducción.
No obstante, hay que apuntar que existen sentencias de los Tribunales en las que se reconoce dicho derecho a la deducción de estos gatos, y en las que señala que es Hacienda la que debe probar que los gastos no son deducibles, y no al revés.
Llegado el caso de que Hacienda no lo admita como gasto deducible, vía administrativa se puede reclamar e insistir en ello, y para evitar problemas, es conveniente contar con pruebas suficientes que demuestren que realmente el vehículo sólo se utiliza para la actividad económica, como por ejemplo:
• Rotula tus vehículos comerciales o industriales con el logo de tu empresa, y procura que no disponga de lunas en las puertas traseras.
• Procura que dichos vehículos estén adaptados a la actividad realizada y que no sean modelos más propios de uso particular.
• Mediante facturas o recibos, pero también con una lista de los desplazamientos realizados, clientes y ciudades visitadas.
• Correos electrónicos intercambiados con el cliente donde figuren las confirmaciones de reunión, agenda de visitas, los presupuestos aceptados donde conste la ciudad o lugar donde se prestará el servicio, justificantes de entrega de mercancía, etc.
• Deberá acreditarse que el gasto se ha ocasionado en el ejercicio de la actividad y que es necesario para la obtención de los ingresos.
Es decir, que los gastos asociados al vehículo sean necesarios para el desarrollo de la actividad y para la obtención de los rendimientos, y no meramente convenientes.
El problema reside en probar la afectación exclusiva del vehículo a la actividad, no siendo suficiente su debida anotación en la Contabilidad o la existencia de un segundo vehículo o el tipo de actividad desarrollada, debiendo aportar todo un conjunto de pruebas que puedan llegar a demostrar esta afectación, como un registro de las salidas efectuadas y de los clientes visitados, una relación entre el kilometraje de los coches y la distancia recorrida en los viajes de trabajo, el depósito del vehículo en el garaje de la empresa tras la finalización de la jornada laboral, además de lo que ya hemos comentado anteriormente.
Excepciones
El Reglamento del IRPF señala que se considerarán utilizados para necesidades privadas de forma accesoria y notoriamente irrelevante los bienes del inmovilizado adquiridos y utilizados para el desarrollo de la actividad económica que se destinen al uso personal del contribuyente en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpa el ejercicio de dicha actividad.
Lo dispuesto en el párrafo anterior no será de aplicación a los automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores, motocicletas, aeronaves o embarcaciones deportivas o de recreo, salvo determinados supuestos.
En concreto, sólo se excepcionan de esta norma tan estricta (permitiéndose, en caso de uso particular y empresarial, la deducción de la parte proporcional correspondiente al uso empresarial) los siguientes vehículos:
1. a) Los vehículos mixtos (como las furgonetas) destinados al transporte de mercancías.
1. b) Los destinados a la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (taxis o empresas de alquiler de vehículos).
1. c) Los destinados a la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación (autoescuelas)
1. d) Los destinados a los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
1. e) Los destinados a ser objeto de cesión de uso con habitualidad y onerosidad.
Atención.
Se considerarán automóviles de turismo, remolques, ciclomotores y motocicletas los definidos como tales en el Anexo del Real Decreto Legislativo 339/1990, de 2 de marzo, por el que se aprueba el texto articulado de la Ley sobre Tráfico, Circulación de Vehículos a Motor y Seguridad Vial, así como los definidos como vehículos mixtos en dicho Anexo y, en todo caso, los denominados vehículos todo terreno o tipo “jeep”.
Leasing y renting: ¿Deducibles?
En los últimos años, dos términos de origen anglosajón se han popularizado para definir dos tipos de arrendamiento de vehículos muy valorados entre la comunidad profesional por sus facilidades de pago.
Se trata del leasing y del renting, servicios con los que autónomos y empresas pueden disponer de un vehículo para su actividad sin necesidad de formalizar su compra.
A modo de recordatorio, definimos leasing como un arrendamiento financiero con objeto de cesión del uso de un vehículo a cambio de una renta a modo de alquiler, durante un período determinado.
Es una modalidad que permite que, una vez finalizado este período, el usuario compre el coche si así lo desea.
Por su parte, en el renting no hay opción de compra, sino que se configura como un alquiler a medio o largo plazo.
La ventaja de esta modalidad es que el profesional está exento de pagar gastos como el seguro, el mantenimiento del vehículo, los impuestos o los ocasionados por una avería, costes a los que sí se debe hacer frente en leasing.
En ambos, las cuotas del alquiler del vehículo pueden ser desgravadas en su totalidad en la declaración del IRPF. En cuanto al IVA soportado en sus facturas, la Agencia Tributaria aplica la deducción del 50% por defecto. Eso sí, para poder obtener estas ventajas fiscales el coche tiene que estar 100% afecto a la actividad.
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Llav@-neres
Assessoria i Gestió